Wie funktioniert SimpleumSafe?

SimpleumSafe ist ein verschlüsseltes Dokumentenarchiv für Mac, iPhone und iPad. Du kannst Unterlagen, Scans, Fotos und PDFs sicher ablegen – und später schnell wiederfinden.

Keine Sorge: Hier sind die Grundkonzepte ohne Technik-Overload. Trotzdem erklären wir dir auch das „Wie“ – aber immer mit der Frage: Was bedeutet das für dein Archiv im Alltag?

Kurz erklärt

  1. Safe anlegen Du erstellst einen Safe (wie einen Ordner/Tresor) und schützt ihn mit einem Passwort.
  2. Unterlagen hinzufügen Importiere Dokumente, PDFs, Scans oder Fotos in den Safe.
  3. Ordnen, finden, weiterarbeiten Durchsuche dein Archiv, öffne Dateien sicher (Vorschau), exportiere bei Bedarf oder synchronisiere zwischen Geräten.

Dabei gilt: Alles im Safe bleibt verschlüsselt, und SimpleumSafe entschlüsselt nur dann, wenn es für eine Aktion wirklich nötig ist.

Was du davon hast: Du bekommst ein Archiv, das sich „normal“ anfühlt (Ordnen, Suchen, Öffnen) – aber die Daten bleiben geschützt.

Ziele von SimpleumSafe

SimpleumSafe soll dir helfen, Unterlagen geordnet und dauerhaft aufzubewahren – ohne dass du dich dabei mit komplizierten Sicherheitseinstellungen beschäftigen musst. Sicherheit ist dabei kein Selbstzweck, sondern der „Airbag“ für dein Archiv: Deine Dokumente sollen auch dann geschützt bleiben, wenn etwas schiefgeht (z. B. falsche Freigaben, neugierige Blicke oder ein verlorenes Gerät).

Kernziele

  • Einfach bedienbar: Du kannst dein Archiv ohne technisches Vorwissen nutzen.
  • Privatsphäre für dein ganzes Archiv: Inhalte und Dateiinformationen (z. B. Dateinamen) bleiben verschlüsselt.
  • Schutz als Standard: Dateien werden nur dann entschlüsselt, wenn du es bewusst auslöst (z. B. beim Export/Öffnen außerhalb).
  • Sicher arbeiten: Vorschau und Bearbeiten bleiben in einem geschützten Ablauf – nicht als „offene Kopie“ im System.
  • Für sensible Unterlagen geeignet: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach DSGVO werden unterstützt.
  • In deinen Apple‑Workflow integriert: Teilen, Services, Zwischenablage und Drag & Drop – ohne den Safe „aufzugeben“.
  • Sicher auf mehreren Geräten: Synchronisation und Synchronisationsdaten bleiben durchgehend verschlüsselt.
  • Zusätzliche Schutzschicht: SimpleumSafe ergänzt die Sicherheit von macOS/iOS, statt sich nur darauf zu verlassen.
  • Bewährte Kryptografie: Es wird auf etablierte Verschlüsselungstechnologie gesetzt (keine Experimente).

Konzept

SimpleumSafe bietet eine eigene Sicherheitsebene: Es wird ein eigenes Dateisystem abgebildet und ein eigener „Finder“ bereitgestellt. Innerhalb dieses geschlossenen Systems bleiben die Daten immer verschlüsselt.

Du kannst dir SimpleumSafe wie einen Tresor vorstellen: Alles, was du in den Safe legst, ist sofort und durchgehend verschlüsselt.

Was das für dich bedeutet: Du arbeitest mit deinem Archiv (Ordner, Dateien, Vorschau, Suche) – aber außerhalb von SimpleumSafe liegen deine Inhalte nicht „offen“ herum.

Das Passwort

Ein Safe wird mit einem Passwort erstellt. Dabei wird ein zufälliger Verschlüsselungsschlüssel erzeugt und mit deinem Passwort verschlüsselt gespeichert. Das Passwort selbst wird nicht gespeichert.

Beim Öffnen des Safes wird geprüft, ob sich der Schlüssel mit dem eingegebenen Passwort entschlüsseln lässt. Ist das erfolgreich, ist das Passwort richtig. Es ist nicht möglich, das Passwort aus den verschlüsselten Daten abzuleiten.

Was das für dich bedeutet: Ohne dein Passwort kann niemand deinen Safe öffnen – auch wir nicht.

Die Verschlüsselung

Bei Archiven sind oft schon Dateinamen sensibel (z. B. „Steuer 2024“, „Versicherung“, „Ausweis“). Deshalb schützt SimpleumSafe nicht nur den Inhalt, sondern auch alles „drumherum“.

Kurz gesagt:

  • Inhalte werden verschlüsselt gespeichert.
  • Dateinamen und Dateiinformationen (Metadaten) werden ebenfalls verschlüsselt, damit aus Listen/Strukturen keine Rückschlüsse möglich sind.

Wenn eine Datei in den SimpleumSafe importiert wird, wird ihr Inhalt verschlüsselt und als verschlüsselte Datei im Safe gespeichert. Der Dateiname der verschlüsselten Daten ist ein zufälliger, nichtssagender Wert und enthält weder den ursprünglichen Dateinamen noch andere Informationen zu den ursprünglichen Dateiinformationen.

Der Dateiname und andere importierte Dateiinformationen werden zusammen mit internen Verwaltungs‑/Organisationsdaten in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert.

Was das für dich bedeutet: Nicht nur der Inhalt, sondern auch „drumherum“ (z. B. Dateiname/Infos) wird geschützt – damit dein Archiv auch dann privat bleibt, wenn jemand nur Dateilisten sehen würde.

Speicherort eines Safes

Ein Safe sollte lokal auf deinem Mac bzw. iPhone/iPad liegen.

Wichtig: Lege den Safe nicht manuell in einen Cloud-Ordner (z. B. iCloud Drive/Dropbox), weil der Safe intern eine Datenbank enthält. Cloud-Sync auf Datei-/Ordner-Ebene kann das durcheinanderbringen.

Wenn du den Safe zwischen Geräten nutzen willst, verwende die Synchronisation in SimpleumSafe.

Was das für dich bedeutet: Dein Archiv bleibt stabil – und die Synchronisation passiert kontrolliert (und verschlüsselt) über SimpleumSafe statt über „Datei-Cloud-Sync“.

SyncDescription@3x Created with Sketch. Encrypted Synchronization data in the cloud local Safe local Safe

Sicherer temporärer Zwischenspeicher (nur macOS)

Wenn du eine Datei ansiehst oder bearbeitest, soll sie dabei geschützt bleiben. Genau dafür nutzt SimpleumSafe auf dem Mac einen temporären, verschlüsselten Arbeitsbereich.

Kurz erklärt:

    1. Die Datei wird in den verschlüsselten Arbeitsbereich kopiert.
    1. Vorschau oder das Bearbeitungsprogramm arbeitet mit dieser Kopie.
    1. Änderungen werden zurück in den Safe übernommen und die Arbeitskopie wird gelöscht.

Um die Vorschau-Funktion von macOS zu verwenden, sowie um Dateien aus dem Safe sicher bearbeiten zu können, wird die Datei in einen „verschlüsselten temporären Speicher“ kopiert. Mit dieser Datei wird dann die Vorschau oder das zugeordnete Programm zum Bearbeiten gestartet. So bleibt die Datei auch während des Arbeitens geschützt.

Nachdem du die Datei geändert hast, wird sie sofort wieder in den Safe importiert. Schließt du das bearbeitende Programm, wird die Datei aus dem verschlüsselten temporären Speicher gelöscht.

Der verschlüsselte temporäre Speicher wird nach dem Beenden von SimpleumSafe gesperrt (invalidiert), damit er nicht weiter verwendet werden kann. Bei jedem Start von SimpleumSafe wird ein neuer verschlüsselter temporärer Speicher erstellt.

Was das für dich bedeutet: Du kannst Dateien ganz normal ansehen und bearbeiten – ohne dass dabei dauerhaft ungeschützte Kopien auf dem Mac liegen bleiben.

Hinweis

Praxis‑Hinweis: Der „verschlüsselte temporäre Zwischenspeicher“ ist auf 100 GB begrenzt. Das hängt indirekt mit den Einschränkungen des sogenannten Sandboxing für Apps im Apple Mac App Store zusammen.

Synchronisation

Damit dein Archiv auf mehreren Geräten konsistent bleibt (z. B. Mac + iPhone), synchronisiert SimpleumSafe Änderungen verschlüsselt. Dafür sind keine speziellen Server nötig.

Technisch funktioniert das so: SimpleumSafe erstellt ein Synchronisationsverzeichnis (einen „Sync‑Ordner“), in dem alle Änderungen am Safe protokolliert werden (Hinzufügen, Ändern, Löschen). Auf einem anderen Gerät werden diese Änderungen wieder angewendet. Alle Informationen, die du im Safe gespeichert hast, bleiben auch während der Synchronisation verschlüsselt.

Der zur Ver- und Entschlüsselung verwendete Schlüssel selbst wird nicht synchronisiert. Deshalb wären selbst bei einem Diebstahl der Synchronisationsdaten aus der Cloud diese unbrauchbar, auch in dem Fall, wenn das Passwort bekannt ist.

Die Synchronisation findet in zwei Schritten statt:

  1. Zuerst werden Meta‑Daten synchronisiert (z. B. Dateiname, Größe, Erstellungs‑ und Änderungsdatum).
  2. Danach werden die Dateiinhalte synchronisiert.

Was du im Alltag sehen kannst: Wenn besonders viele Daten synchronisiert werden oder die Verbindung langsam ist (bei iCloud hängt das auch von iCloud/Apple ab), können auf einem anderen Gerät schon Ordner und Dateinamen sichtbar sein, während die Inhalte noch übertragen werden. In diesem Zustand sind die Dateinamen noch grau. Sobald die Inhalte übertragen sind, werden die Dateinamen wieder schwarz.

Wichtig: Auch in dieser Phase bleiben die Inhalte verschlüsselt – es fehlt lediglich noch die vollständige Übertragung.

Was das für dich bedeutet: Du kannst dein Archiv auf mehreren Geräten nutzen (z. B. Mac + iPhone). Wenn du bei großen Archiven kurz graue Einträge siehst, ist das normal: Erst wird die Struktur übertragen, dann die Inhalte.

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