Wie SimpleumSafe Dateien verschlüsselt, öffnet und synchronisiert

SimpleumSafe legt importierte Dateien und ihre Dateiinformationen verschlüsselt in einem Safe ab. Manche Vorschauen werden nur im Arbeitsspeicher entschlüsselt; für andere Vorschauen oder zum Bearbeiten entsteht eine geschützte Arbeitskopie. Beim Exportieren oder Teilen wird dagegen eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes abgelegt. Auch die Synchronisationsdaten zwischen Ihren Geräten bleiben verschlüsselt.

Sie können Unterlagen, Scans, Fotos und PDFs in einem geschützten Archiv ordnen, wiederfinden und auf mehreren Geräten verwenden. Auf dieser Seite erfahren Sie zuerst, was dabei im Alltag wichtig ist. Weiter hinten erklären wir die technischen Details.

Kurz erklärt

  1. Dateien hinzufügen: SimpleumSafe kopiert Inhalt und Dateiinformationen in den Safe und speichert beides verschlüsselt. Die ursprüngliche Datei außerhalb des Safes bleibt unverändert an ihrem bisherigen Ort.
  2. Im Safe aufbewahren: Inhalte, Dateinamen und weitere Dateiinformationen bleiben innerhalb des Safes verschlüsselt gespeichert.
  3. Ansehen und bearbeiten: Geeignete Vorschauen verarbeitet SimpleumSafe direkt im Arbeitsspeicher. Wenn eine App eine Datei benötigt, stellt SimpleumSafe auf dem Mac eine Arbeitskopie in einem geschützten temporären Bereich bereit.
  4. Exportieren und teilen: Am gewählten Ziel entsteht eine entschlüsselte Kopie. Sie liegt außerhalb des Safe-Schutzes und muss dort separat geschützt werden.
  5. Geräte synchronisieren: SimpleumSafe überträgt verschlüsselte Änderungen zwischen lokalen Safes. Die Synchronisation hält Geräte aktuell, ist aber kein Backup.
  6. Passwort und Backup beachten: Simpleum Media kann ein vergessenes Safe-Passwort nicht zurückholen. Bewahren Sie notwendiges Wiederherstellungsmaterial sicher auf und pflegen Sie ein geprüftes Backup.
Eine Datei wird in den verschlüsselten Safe importiert. Von dort führen zwei geschützte Wege zur Vorschau auf dem Computer: direkt über den Arbeitsspeicher oder über eine temporäre Arbeitskopie. Beim Export entsteht rechts wieder eine Datei außerhalb des Safes.
Je nach Dateityp und Größe verarbeitet SimpleumSafe eine Vorschau direkt im RAM oder verwendet eine verschlüsselte temporäre Arbeitskopie. Ursprüngliche Dateien und bewusste Exporte liegen außerhalb dieser Schutzgrenze.

Sie bestimmen, wie tief Sie einsteigen möchten

Dieser Artikel ist bewusst vom Wichtigsten zu den technischen Details aufgebaut. Wenn Sie vor allem wissen möchten, wie Ihre Dateien beim Speichern, Öffnen und Synchronisieren geschützt werden, haben Sie die wesentlichen Antworten bereits erhalten und können hier guten Gewissens aufhören. Wenn Sie weiterlesen, erfahren Sie genauer, wie SimpleumSafe mit Arbeitskopien, Passwörtern, Verschlüsselungsschlüsseln und Synchronisationsdaten umgeht.

Wenn Sie Dateien hinzufügen

SimpleumSafe bildet innerhalb des Safes eine eigene Dateiverwaltung ab. Beim Import wird eine Kopie der ausgewählten Datei in diesen geschützten Bereich übernommen. Ihr Inhalt sowie der Dateiname und weitere Dateiinformationen werden dort verschlüsselt gespeichert.

Die ursprüngliche Quelldatei bleibt außerhalb des Safes erhalten, solange Sie sie nicht selbst löschen oder anderweitig schützen. Das ist wichtig, wenn Sie beispielsweise ein Dokument aus dem Download-Ordner, von einem Scanner oder aus einer anderen App importieren.

Was Sie davon haben: Innerhalb des Safes können Sie Ihre Unterlagen wie in einem normalen Archiv ordnen, durchsuchen und wiederfinden. Die gespeicherten Inhalte und ihre Dateiinformationen bleiben dabei geschützt.

Wenn Sie Dateien ansehen oder bearbeiten

Eine verschlüsselt gespeicherte Datei muss für eine Vorschau oder Bearbeitung vorübergehend lesbar gemacht werden. Dafür nutzt SimpleumSafe je nach Dateityp, Dateigröße und gewähltem Ablauf zwei unterschiedliche Wege.

Vorschau direkt im Arbeitsspeicher: Geeignete Dateien entschlüsselt SimpleumSafe für die integrierte Vorschau vollständig im Arbeitsspeicher (RAM). Das ist besonders häufig bei Bildern und kleineren Textdokumenten möglich. SimpleumSafe legt dabei keine zusätzliche entschlüsselte Vorschau- oder Arbeitsdatei im Dateisystem ab. Die lesbaren Daten befinden sich nur während der Verarbeitung im Arbeitsspeicher.

Geschützte temporäre Arbeitskopie: Benötigt die Vorschau oder eine ausgewählte Bearbeitungs-App eine gewöhnliche Datei, stellt SimpleumSafe vorübergehend eine Arbeitskopie bereit.

Auf dem Mac verwendet SimpleumSafe dafür einen verschlüsselten temporären Arbeitsbereich:

  1. Die Datei wird in den geschützten Arbeitsbereich kopiert.
  2. Die Vorschau oder das ausgewählte Bearbeitungsprogramm arbeitet mit dieser Kopie.
  3. Änderungen werden wieder in den Safe übernommen.
  4. Nach dem Schließen des Bearbeitungsprogramms wird die temporäre Arbeitskopie gelöscht.

Beim Beenden von SimpleumSafe wird dieser temporäre Speicher gesperrt. Bei jedem neuen Start legt SimpleumSafe einen neuen temporären Speicher an. Er ist auf 100 GB begrenzt.

Die autorisierte Bearbeitungs-App kann die Arbeitskopie lesen, solange sie geöffnet ist. Die App oder das Betriebssystem kann außerhalb der Kontrolle von SimpleumSafe eigene Einträge, Caches, Backups oder Cloud-Kopien erzeugen. Verwenden Sie deshalb für sensible Dokumente nur Apps und Dienste, denen Sie vertrauen.

Wenn Sie Dateien exportieren oder teilen

Beim Exportieren oder Teilen soll eine andere App oder ein gewählter Speicherort die Datei verwenden können. Dafür entsteht dort eine entschlüsselte Kopie.

Diese Kopie liegt außerhalb des Safes. Der Schutz durch SimpleumSafe gilt für sie nicht automatisch weiter. Prüfen Sie deshalb bewusst, wohin Sie exportieren, welche App Sie verwenden und ob das Ziel selbst ausreichend geschützt ist.

Wo ein Safe gespeichert werden sollte

Ein Safe sollte lokal auf Ihrem Mac beziehungsweise iPhone oder iPad liegen.

Legen Sie den Safe nicht manuell in einen Cloud-Ordner wie iCloud Drive oder Dropbox. Ein Safe enthält intern unter anderem eine Datenbank. Eine gewöhnliche Datei- oder Ordnersynchronisation kann diese zusammengehörenden Daten in einen widersprüchlichen Zustand bringen.

Wenn Sie denselben Safe auf mehreren Geräten nutzen möchten, verwenden Sie stattdessen die in SimpleumSafe eingerichtete Synchronisation.

Wenn Sie Geräte synchronisieren

Zwei Geräte besitzen jeweils einen eigenen lokalen verschlüsselten Safe und tauschen verschlossene Datenpakete über Pfeile in beide Richtungen aus.
Jedes Gerät behält seinen lokalen Safe. Zwischen den Geräten werden verschlüsselte Synchronisationsdaten ausgetauscht – nicht ein ungeschützter gemeinsamer Safe.

SimpleumSafe kann verschlüsselte Änderungen über iCloud, direkt per drahtloser Verbindung oder über einen gemeinsamen Ordner zwischen Macs synchronisieren. Simpleum Media betreibt für diese Methoden keinen speziellen Synchronisationsserver.

Die Synchronisation überträgt zunächst die Struktur und die Dateiinformationen, danach die eigentlichen Dateiinhalte. Bei großen Datenmengen oder einer langsamen Verbindung können deshalb auf einem anderen Gerät bereits Ordner und graue Dateinamen erscheinen, während die Inhalte noch übertragen werden. Sobald eine Datei vollständig angekommen ist, wird ihr Name wieder normal dargestellt.

Auch während dieser Übertragung bleiben die synchronisierten Informationen verschlüsselt. Die Synchronisation überträgt jedoch ebenfalls Änderungen und Löschungen. Sie ersetzt deshalb kein separates, geprüftes Backup.

Technische Vertiefung

Passwort und Schlüsseldatei

Beim Anlegen eines Safes erzeugt SimpleumSafe zufällige Verschlüsselungsschlüssel. Diese werden in einer verschlüsselten Safe-Schlüsseldatei gespeichert. Das Safe-Passwort selbst wird nicht im Safe abgelegt.

Beim Öffnen versucht SimpleumSafe, das erforderliche Schlüsselmaterial mit dem eingegebenen Passwort zu entsperren. Ein erfolgreiches Ergebnis bestätigt das Passwort. Das Passwort kann nicht aus dem Safe ausgelesen werden, weil es dort nicht gespeichert ist.

Simpleum Media kann ein vergessenes Safe-Passwort deshalb nicht abrufen. Der Zugriff hängt außerdem vom erforderlichen Schlüssel- oder Wiederherstellungsmaterial ab. Wer dieses Material oder Zugriff auf ein bereits entsperrtes beziehungsweise eingerichtetes Gerät erhält, kann möglicherweise den Safe lesen. Bewahren Sie Passwort und Wiederherstellungsmaterial sicher und möglichst getrennt auf.

Verschlüsselte Inhalte und Dateiinformationen

Nicht nur Dokumentinhalte können sensibel sein. Schon Dateinamen wie „Steuer 2024“, „Versicherung“ oder „Ausweis“ verraten etwas über ein Archiv. SimpleumSafe verschlüsselt deshalb auch Dateinamen und weitere importierte Dateiinformationen.

Der Inhalt einer importierten Datei wird als verschlüsselte Datei im Safe gespeichert. Ihr interner Dateiname ist ein zufälliger, nichtssagender Wert und enthält weder den ursprünglichen Namen noch andere Informationen zur Quelldatei.

Der ursprüngliche Dateiname, weitere importierte Dateiinformationen und interne Verwaltungsdaten werden verschlüsselt in einer Datenbank abgelegt. Wie diese Architektur im Hinblick auf künftige Quantencomputer einzuordnen ist, erklärt unser Artikel „Quantencomputer und Verschlüsselung: Was bedeutet das für SimpleumSafe?“.

Synchronisationsdaten und Schlüsselmaterial

Für die Synchronisation protokolliert SimpleumSafe Änderungen wie Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen in einem Synchronisationsverzeichnis. Ein anderes eingerichtetes Gerät liest diese verschlüsselten Änderungen und wendet sie auf seinen lokalen Safe an.

Das normale Synchronisationsziel enthält nicht die separate Safe-Schlüsseldatei. Kopierte Synchronisationsdaten und das Safe-Passwort allein reichen daher nicht zur Entschlüsselung. Diese Schutzgrenze setzt voraus, dass ein Angreifer nicht zusätzlich Schlüssel- oder Wiederherstellungsmaterial, ein entsperrtes Endgerät oder die Kontrolle über ein bereits eingerichtetes Gerät erlangt.

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