Wie funktioniert SimpleumSafe?

SimpleumSafe ist ein verschlüsseltes Dokumentenarchiv für Mac, iPhone und iPad. Sie können Unterlagen, Scans, Fotos und PDFs sicher ablegen – und später schnell wiederfinden.

Keine Sorge: Hier sind die Grundkonzepte ohne Technik-Overload. Trotzdem erklären wir Ihnen auch das „Wie“ – aber immer mit der Frage: Was bedeutet das für Ihr Archiv im Alltag?

Kurz erklärt

  1. Safe anlegen Sie erstellen einen Safe (wie einen Ordner/Tresor) und schützen ihn mit einem Passwort.
  2. Unterlagen hinzufügen Importiere Dokumente, PDFs, Scans oder Fotos in den Safe.
  3. Ordnen, finden, weiterarbeiten Durchsuchen Sie Ihr Archiv, öffnen Sie Dateien sicher (Vorschau), exportieren Sie bei Bedarf oder synchronisieren Sie zwischen Geräten.

Dabei gilt: Alles im Safe bleibt verschlüsselt, und SimpleumSafe entschlüsselt nur dann, wenn es für eine Aktion wirklich nötig ist.

Was Sie davon haben: Sie erhalten ein Archiv, das sich „normal“ anfühlt (Ordnen, Suchen, Öffnen) – aber die Daten bleiben geschützt.

Ziele von SimpleumSafe

SimpleumSafe soll Ihnen helfen, Unterlagen geordnet und dauerhaft aufzubewahren – ohne dass Sie sich dabei mit komplizierten Sicherheitseinstellungen beschäftigen müssen. Sicherheit ist dabei kein Selbstzweck, sondern der „Airbag“ für Ihr Archiv: Ihre Dokumente sollen auch dann geschützt bleiben, wenn etwas schiefgeht (z. B. falsche Freigaben, neugierige Blicke oder ein verlorenes Gerät).

Kernziele

  • Einfach bedienbar: Sie können Ihr Archiv ohne technisches Vorwissen nutzen.
  • Privatsphäre für Ihr ganzes Archiv: Inhalte und Dateiinformationen (z. B. Dateinamen) bleiben verschlüsselt.
  • Schutz als Standard: Dateien werden nur dann entschlüsselt, wenn Sie es bewusst auslösen (z. B. beim Export/Öffnen außerhalb).
  • Sicher arbeiten: Vorschau und Bearbeiten bleiben in einem geschützten Ablauf – nicht als „offene Kopie“ im System.
  • Für sensible Unterlagen geeignet: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach DSGVO werden unterstützt.
  • In Ihren Apple‑Workflow integriert: Teilen, Services, Zwischenablage und Drag & Drop – ohne den Safe „aufzugeben“.
  • Sicher auf mehreren Geräten: Synchronisation und Synchronisationsdaten bleiben durchgehend verschlüsselt.
  • Zusätzliche Schutzschicht: SimpleumSafe ergänzt die Sicherheit von macOS/iOS, statt sich nur darauf zu verlassen.
  • Bewährte Kryptografie: Es wird auf etablierte Verschlüsselungstechnologie gesetzt (keine Experimente).

Konzept

SimpleumSafe bietet eine eigene Sicherheitsebene: Es wird ein eigenes Dateisystem abgebildet und ein eigener „Finder“ bereitgestellt. Innerhalb dieses geschlossenen Systems bleiben die Daten immer verschlüsselt.

Sie können sich SimpleumSafe wie einen Tresor vorstellen: Alles, was Sie in den Safe legen, ist sofort und durchgehend verschlüsselt.

Was das für Sie bedeutet: Sie arbeiten mit Ihrem Archiv (Ordner, Dateien, Vorschau, Suche) – aber außerhalb von SimpleumSafe liegen Ihre Inhalte nicht „offen“ herum.

Das Passwort

Ein Safe wird mit einem Passwort erstellt. Dabei wird ein zufälliger Verschlüsselungsschlüssel erzeugt und mit Ihrem Passwort verschlüsselt gespeichert. Das Passwort selbst wird nicht gespeichert.

Beim Öffnen des Safes wird geprüft, ob sich der Schlüssel mit dem eingegebenen Passwort entschlüsseln lässt. Ist das erfolgreich, ist das Passwort richtig. Es ist nicht möglich, das Passwort aus den verschlüsselten Daten abzuleiten.

Was das für Sie bedeutet: Ohne Ihr Passwort kann niemand Ihren Safe öffnen – auch wir nicht.

Die Verschlüsselung

Bei Archiven sind oft schon Dateinamen sensibel (z. B. „Steuer 2024“, „Versicherung“, „Ausweis“). Deshalb schützt SimpleumSafe nicht nur den Inhalt, sondern auch alles „drumherum“.

Kurz gesagt:

  • Inhalte werden verschlüsselt gespeichert.
  • Dateinamen und Dateiinformationen (Metadaten) werden ebenfalls verschlüsselt, damit aus Listen/Strukturen keine Rückschlüsse möglich sind.

Wenn eine Datei in den SimpleumSafe importiert wird, wird ihr Inhalt verschlüsselt und als verschlüsselte Datei im Safe gespeichert. Der Dateiname der verschlüsselten Daten ist ein zufälliger, nichtssagender Wert und enthält weder den ursprünglichen Dateinamen noch andere Informationen zu den ursprünglichen Dateiinformationen.

Der Dateiname und andere importierte Dateiinformationen werden zusammen mit internen Verwaltungs‑/Organisationsdaten in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert.

Was das für Sie bedeutet: Nicht nur der Inhalt, sondern auch „drumherum“ (z. B. Dateiname/Infos) wird geschützt – damit Ihr Archiv auch dann privat bleibt, wenn jemand nur Dateilisten sehen würde.

Speicherort eines Safes

Ein Safe sollte lokal auf Ihrem Mac bzw. iPhone/iPad liegen.

Wichtig: Legen Sie den Safe nicht manuell in einen Cloud-Ordner (z. B. iCloud Drive/Dropbox), weil der Safe intern eine Datenbank enthält. Cloud-Sync auf Datei-/Ordner-Ebene kann das durcheinanderbringen.

Wenn Sie den Safe zwischen Geräten nutzen möchten, verwenden Sie die Synchronisation in SimpleumSafe.

Was das für Sie bedeutet: Ihr Archiv bleibt stabil – und die Synchronisation passiert kontrolliert (und verschlüsselt) über SimpleumSafe statt über „Datei-Cloud-Sync“.

SyncDescription@3x Created with Sketch. Encrypted Synchronization data in the cloud local Safe local Safe

Sicherer temporärer Zwischenspeicher (nur macOS)

Wenn Sie eine Datei ansehen oder bearbeiten, soll sie dabei geschützt bleiben. Genau dafür nutzt SimpleumSafe auf dem Mac einen temporären, verschlüsselten Arbeitsbereich.

Kurz erklärt:

    1. Die Datei wird in den verschlüsselten Arbeitsbereich kopiert.
    1. Vorschau oder das Bearbeitungsprogramm arbeitet mit dieser Kopie.
    1. Änderungen werden zurück in den Safe übernommen und die Arbeitskopie wird gelöscht.

Um die Vorschau-Funktion von macOS zu verwenden, sowie um Dateien aus dem Safe sicher bearbeiten zu können, wird die Datei in einen „verschlüsselten temporären Speicher“ kopiert. Mit dieser Datei wird dann die Vorschau oder das zugeordnete Programm zum Bearbeiten gestartet. So bleibt die Datei auch während des Arbeitens geschützt.

Nachdem Sie die Datei geändert haben, wird sie sofort wieder in den Safe importiert. Schließen Sie das bearbeitende Programm, wird die Datei aus dem verschlüsselten temporären Speicher gelöscht.

Der verschlüsselte temporäre Speicher wird nach dem Beenden von SimpleumSafe gesperrt (invalidiert), damit er nicht weiter verwendet werden kann. Bei jedem Start von SimpleumSafe wird ein neuer verschlüsselter temporärer Speicher erstellt.

Was das für Sie bedeutet: Sie können Dateien ganz normal ansehen und bearbeiten – ohne dass dabei dauerhaft ungeschützte Kopien auf dem Mac liegen bleiben.

Hinweis

Praxis‑Hinweis: Der „verschlüsselte temporäre Zwischenspeicher“ ist auf 100 GB begrenzt. Das hängt indirekt mit den Einschränkungen des sogenannten Sandboxing für Apps im Apple Mac App Store zusammen.

Synchronisation

Damit Ihr Archiv auf mehreren Geräten konsistent bleibt (z. B. Mac + iPhone), synchronisiert SimpleumSafe Änderungen verschlüsselt. Dafür sind keine speziellen Server nötig.

Technisch funktioniert das so: SimpleumSafe erstellt ein Synchronisationsverzeichnis (einen „Sync‑Ordner“), in dem alle Änderungen am Safe protokolliert werden (Hinzufügen, Ändern, Löschen). Auf einem anderen Gerät werden diese Änderungen wieder angewendet. Alle Informationen, die Sie im Safe gespeichert haben, bleiben auch während der Synchronisation verschlüsselt.

Der zur Ver- und Entschlüsselung verwendete Schlüssel selbst wird nicht synchronisiert. Deshalb wären selbst bei einem Diebstahl der Synchronisationsdaten aus der Cloud diese unbrauchbar, auch in dem Fall, wenn das Passwort bekannt ist.

Die Synchronisation findet in zwei Schritten statt:

  1. Zuerst werden Meta‑Daten synchronisiert (z. B. Dateiname, Größe, Erstellungs‑ und Änderungsdatum).
  2. Danach werden die Dateiinhalte synchronisiert.

Was Sie im Alltag sehen können: Wenn besonders viele Daten synchronisiert werden oder die Verbindung langsam ist (bei iCloud hängt das auch von iCloud/Apple ab), können auf einem anderen Gerät schon Ordner und Dateinamen sichtbar sein, während die Inhalte noch übertragen werden. In diesem Zustand sind die Dateinamen noch grau. Sobald die Inhalte übertragen sind, werden die Dateinamen wieder schwarz.

Wichtig: Auch in dieser Phase bleiben die Inhalte verschlüsselt – es fehlt lediglich noch die vollständige Übertragung.

Was das für Sie bedeutet: Sie können Ihr Archiv auf mehreren Geräten nutzen (z. B. Mac + iPhone). Wenn Sie bei großen Archiven kurz graue Einträge sehen, ist das normal: Erst wird die Struktur übertragen, dann die Inhalte.

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