Datenschutz für Presse- und Medienkontakte

Version: 1.0 – 16. Juli 2026

Verantwortlicher

Simpleum Media GmbH
Poßmoorweg 35
22301 Hamburg
Deutschland

E-Mail für Datenschutzanfragen: info@simpleum.com
Pressekontakt: press@simpleum.com

Geschäftsführung: Johannes Golombek und Janine Thun

Warum wir Ihre Kontaktdaten verarbeiten

Wir verarbeiten berufliche Kontaktdaten von Journalistinnen, Journalisten, Redaktionen und Betreiberinnen oder Betreibern journalistischer Fachmedien für unsere Presse- und Medienarbeit. Dazu gehören:

Recherche thematisch passender Medien und redaktioneller Ansprechpartner;
anlassbezogene Informationen über Produkte, Veröffentlichungen und Unternehmensthemen von Simpleum;
Beantwortung redaktioneller Rückfragen und Bereitstellung angefragter Materialien oder Testzugänge;
Dokumentation früherer beruflicher Kontakte, Reaktionen und Veröffentlichungen;
Beachtung eines Widerspruchs gegen weitere Presseansprachen.

Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Kontakt verarbeiten wir:

Name, Medium und berufliche Rolle;
berufliche E-Mail-Adresse oder offiziellen Kontaktweg;
Land, Sprache und öffentlich erkennbare thematische Zuständigkeit;
Quelle und Datum unserer Kontaktrecherche;
sachlichen Themenbezug unserer Ansprache;
Kontakt-, Antwort- und Veröffentlichungsstatus;
einen Widerspruch gegen weitere Presseinformationen.

Wir verwenden keine privaten Kontaktdaten, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und kein personenbezogenes Öffnungs- oder Klicktracking. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Personen statt.

Woher die Daten stammen

Wir erhalten die Daten insbesondere aus:

offiziellen Kontakt-, Impressums-, Autoren- und Redaktionsseiten;
öffentlich vorgesehenen Presse-, Tip- oder Einreichungskanälen;
früherer direkter beruflicher Korrespondenz;
öffentlich zugänglichen Angaben des jeweiligen Mediums.

Die konkrete Quelle einer recherchierten persönlichen Kontaktadresse kann bei uns erfragt werden.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse

Wir stützen die Verwaltung beruflicher Pressekontakte auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in sachbezogener Unternehmens-, Presse- und Medienkommunikation sowie in der Beantwortung redaktioneller Anfragen.

Bei der Auswahl berücksichtigen wir insbesondere den beruflichen Kontext, den konkreten Themenbezug, die vernünftigen Erwartungen der betroffenen Person, die Herkunft der Adresse und frühere Kontakte. Presseinformationen werden nicht an unser Newsletter-Abonnentensystem gekoppelt.

Die wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit einer Kontaktaufnahme per E-Mail wird zusätzlich nach den jeweils anwendbaren Vorschriften bewertet.

Empfänger und eingesetzte Dienste

Innerhalb von Simpleum erhalten nur Personen Zugriff, die mit Geschäftsführung, Pressekommunikation oder der Bearbeitung von Datenschutzanfragen befasst sind.

Für E-Mail und Hosting setzen wir technische Dienstleister ein, soweit dies für Betrieb, Zustellung, Sicherheit und Datensicherung erforderlich ist. Unser E-Mail-Hosting wird nach aktuellem Stand durch Strato AG in Deutschland bereitgestellt. Pressekontakte werden intern in zugriffsbeschränkten Systemen verarbeitet und ohne separate Entscheidung nicht in unser Newsletter-System übernommen.

Wenn wir mit einem Pressekontakt außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommunizieren, wird die E-Mail an das vom Empfänger verwendete Zielsystem übertragen. Weitere gezielte Übermittlungen an Dritte oder internationale Organisationen erfolgen nicht, sofern sie nicht für eine angefragte Leistung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben sind.

Speicherdauer

Wir prüfen die Aktualität und Erforderlichkeit der Pressekontaktdaten mindestens jährlich und vor jeder neuen Kampagne. Reine Recherche-, Auswahl- und Bewertungsdaten werden grundsätzlich spätestens 24 Monate nach dem letzten relevanten beruflichen Kontakt gelöscht oder anonymisiert, wenn kein aktueller redaktioneller Bezug und keine fortbestehende Beziehung mehr besteht.

Nach einem Widerspruch können wir einen minimalen Sperrvermerk aus E-Mail-Adresse, Widerspruchsstatus und Datum aufbewahren. Dieser dient ausschließlich dazu, eine erneute Presseansprache zuverlässig zu verhindern. Weitere Kontakt- oder Bewertungsdaten werden dafür nicht benötigt.

Tatsächliche Korrespondenz wird getrennt behandelt. Soweit Nachrichten als aufbewahrungspflichtige Handels- oder Geschäftsbriefe einzuordnen sind, gilt nach aktueller Rechtslage grundsätzlich eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist ab Ende des Kalenderjahres. Gesetzliche Nachweispflichten sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können im Einzelfall eine andere oder längere, zweckbeschränkte Speicherung erfordern. Bei einem konkreten oder absehbaren Rechtsstreit kann die Löschung der dafür erforderlichen Unterlagen bis zum Ende eines dokumentierten Legal Holds ausgesetzt werden.

Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten;
Berichtigung unrichtiger Daten;
Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung;
Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar;
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen können formlos an info@simpleum.com oder press@simpleum.com gerichtet werden.

Widerspruch gegen Presseansprachen

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für weitere Presseansprachen jederzeit widersprechen. Eine kurze Nachricht an press@simpleum.com genügt. Nach Ihrem Widerspruch verwenden wir Ihre Daten nicht mehr für weitere Presseinformationen und führen nur den erforderlichen minimalen Sperrvermerk, soweit dies zur dauerhaften Beachtung Ihres Widerspruchs zulässig und notwendig ist.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung unserer Website finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

Version

Diese Information gilt in der Version 1.0 ab dem Datum ihrer Veröffentlichung. Wesentliche Änderungen werden mit einer neuen Versionsnummer und einem neuen Gültigkeitsdatum dokumentiert.