Wie funktioniert die erweiterte Suche in SimpleumSafe 3.9?

Sie suchen eine Rechnung oder einen Vertrag in Ihrem Safe, wissen aber den genauen Dateinamen nicht mehr? Mit der erweiterten Suche in SimpleumSafe 3.9 können Sie beschreiben, welche Unterlagen Sie suchen: zum Beispiel Dateien mit „Rechnung“ im Namen, die Sie in den letzten 90 Tagen hinzugefügt haben. Das funktioniert auf Mac, iPhone und iPad.

So öffnen Sie die erweiterte Suche

1. Öffnen und entsperren Sie den Safe, in dem Sie suchen möchten.
2. Gehen Sie zur Ansicht Ihrer Dateien.
3. Suchen Sie in der Werkzeugleiste nach dem unten gezeigten Symbol. Das ist die Leiste mit den Schaltflächen für die Dateiansicht.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen, wonach SimpleumSafe suchen soll. Im nächsten Abschnitt gehen wir eine einfache Suche gemeinsam durch.

Kurzvideo: Die erweiterte Suche im Überblick

Lernen Sie die erweiterte Suche in rund einer Minute kennen.

Das Video zeigt die englische Benutzeroberfläche und bietet englische Untertitel. Die Anleitung darunter erklärt die Schritte auf Deutsch.

1. Ihre erste Suche: eine Rechnung finden

Eine Bedingung beschreibt, welche Dateien Sie finden möchten. Für den Anfang genügt eine einzige: Der Dateiname soll das Wort „Rechnung“ enthalten.

1. Wählen Sie bei Feld den Eintrag Dateiname. Damit legen Sie fest, dass im Namen der Datei gesucht wird.
2. Wählen Sie bei Operator den Eintrag enthält. „Operator“ bedeutet hier: Wie soll gesucht werden? Mit „enthält“ darf „Rechnung“ auch nur ein Teil des Dateinamens sein.
3. Geben Sie bei Wert das Wort Rechnung ein. „Wert“ ist in diesem Fall Ihr Suchwort.
4. Schauen Sie unter Vorschau nach. Dort sehen Sie, wie viele passende Dateien gefunden wurden. Diese passenden Dateien heißen Treffer.
5. Wählen Sie Anwenden. Die Dateiansicht zeigt nun die passenden Dateien, zum Beispiel „Rechnung Strom August.pdf“.

Über den Ergebnissen steht Aktuelle Suche oder der Name einer gespeicherten Suche. Mit dem Stiftsymbol können Sie die Suche ändern. Mit dem Kreuz im Kreis beenden Sie die Suche und sehen wieder Ihre Dateiansicht ohne diese Einschränkung. Ihre Dateien bleiben dabei erhalten.

Solange die erweiterte Suche aktiv ist, wird das normale Suchfeld ausgeblendet. Nach dem Beenden erscheint es wieder.

2. Die Suche genauer eingrenzen

Wenn Sie zu viele Dateien finden, ergänzen Sie über Bedingung hinzufügen eine weitere Angabe. Sie können zum Beispiel festlegen, dass die Datei in den letzten 90 Tagen zum Safe hinzugefügt worden sein soll.

Unter Verknüpfung bestimmen Sie, wie mehrere Bedingungen zusammenwirken:

• Alle Bedingungen: Eine Datei muss zu jeder Angabe passen. Beispiel: „Rechnung“ steht im Dateinamen und die Datei wurde in den letzten 90 Tagen hinzugefügt.
• Mindestens eine: Eine passende Angabe genügt. Beispiel: Eine Datei ist als „Vertrag“ oder als „Rechnung“ gekennzeichnet.

Für den Anfang ist Alle Bedingungen meist die passende Wahl, wenn Sie die Ergebnisliste verkleinern möchten.

Mit Treffer ausschließen können Sie eine Bedingung umkehren. Wenn Ihre Bedingung etwa nach „Entwurf“ im Dateinamen sucht, bleiben damit Dateien mit diesem Wort aus der Ergebnisliste heraus.

Wonach können Sie suchen?

Welche Auswahlmöglichkeiten Sie sehen, hängt vom gewählten Feld ab. Bei Dateiname können Sie etwa enthält, ist oder beginnt mit wählen. Ist bedeutet, dass der Name genau übereinstimmen muss. Bei einem Datum gibt es unter anderem vor, am oder nach, zwischen und in den letzten Tagen.

Wörter und eigene Notizen

Dateiname

Findet ein Wort im Namen der Datei, zum Beispiel „Rechnung“ oder „Vertrag“.

Inhalt

Sucht im Text eines Dokuments, zum Beispiel nach einem Namen in einer Rechnung.

Kommentar

Durchsucht die Notizen, die Sie als Kommentar bei einer Datei hinterlegt haben.

Überall

Sucht gleichzeitig im Dateinamen, im Kommentar und im durchsuchbaren Text der Datei.

Kennzeichnungen und Dateiformate

Tag

Ein Tag ist ein Stichwort, das Sie einer Datei zugewiesen haben, etwa „Steuer“. Damit finden Sie die entsprechend gekennzeichneten Dateien.

Dateiformat

Beschränkt die Suche zum Beispiel auf PDF-Dokumente, JPEG-Bilder oder Word-Dokumente.

Art

Unterscheidet Dateien, Ordner und Pakete. Pakete sind zusammengehörige Dateien, die als eine Einheit erscheinen.

Zeit, Größe und Ablageort

Erstellt, Geändert, Zum Safe hinzugefügt

Sucht nach dem jeweiligen Datum der Datei. Gemeint ist nicht ein Datum, das im Dokumenttext steht.

Größe

Findet große oder kleine Dateien. Sie geben die Dateigröße in Megabyte (MB) an.

Ort

Sucht in einem ausgewählten Ordner – auf Wunsch einschließlich aller Unterordner. So wählen Sie den Suchbereich aus.

Im Papierkorb

Legt fest, ob die gesuchten Dateien im Papierkorb liegen sollen.

Beispiel: Steuerunterlagen der letzten 90 Tage

Wenn Sie Ihren Unterlagen bereits den Tag „Steuer“ zugewiesen haben, wählen Sie Alle Bedingungen und stellen Sie Folgendes ein:

1. Tag – enthält eines – Steuer
2. Dateiformat – ist – PDF
3. Geändert – in den letzten – 90 Tage

Sie erhalten PDF-Dateien mit der Kennzeichnung „Steuer“, die in den letzten 90 Tagen geändert wurden. Wenn Sie stattdessen kürzlich abgelegte Unterlagen suchen, wählen Sie in der dritten Bedingung Zum Safe hinzugefügt.

Beispiel: Verträge und Rechnungen gemeinsam finden

Wenn Sie die Tags „Vertrag“ und „Rechnung“ verwenden, wählen Sie Mindestens eine und ergänzen Sie:

1. Tag – enthält eines – Vertrag
2. Tag – enthält eines – Rechnung

Nun erscheinen Dateien mit einem dieser Tags. Eine Datei mit beiden Tags passt ebenfalls.

3. In einem Ordner und seinen Unterordnern suchen

Sie wissen noch, in welchem Ordner Ihre Unterlagen liegen? Dann können Sie die Suche auf diesen Bereich begrenzen. Dabei entscheiden Sie, ob nur dieser Ordner oder auch alle darin liegenden Unterordner durchsucht werden.

1. Wählen Sie in einer Bedingung bei Feld den Eintrag Ort.
2. Wählen Sie bei Operator entweder direkt in oder unterhalb. Den Unterschied sehen Sie im Beispiel unten.
3. Öffnen Sie die Ordnerauswahl und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
4. Wählen Sie Anwenden, um die passenden Dateien zu sehen.

Beispiel: Ihr Ordner „Rechnungen“

Im Ordner Rechnungen liegt eine Stromrechnung. Darin gibt es außerdem den Unterordner 2025 mit älteren Rechnungen.

„Unterhalb“ schließt den ausgewählten Ordner selbst mit ein. Im Beispiel wird also der gesamte Bereich „Rechnungen“ durchsucht.

Sie können die Ordnerauswahl mit weiteren Bedingungen verbinden. Möchten Sie beispielsweise nur PDFs aus diesem Bereich finden, ergänzen Sie Dateiformat – ist – PDF und wählen Sie Alle Bedingungen. So müssen die Dateien sowohl zum gewählten Ordnerbereich als auch zum gewünschten Dateiformat passen.

4. Eine Suche für später speichern

Wenn Sie öfter dieselben Unterlagen suchen, müssen Sie die Angaben nicht jedes Mal neu eingeben. Speichern Sie die Suche im Fenster der erweiterten Suche:

1. Stellen Sie die gewünschten Bedingungen vollständig ein.
2. Geben Sie im Abschnitt Suche speichern einen Namen ein, zum Beispiel Aktuelle Steuerunterlagen.
3. Wählen Sie Speichern.
4. Später finden Sie die Suche unter Gespeicherte Suchen in der Seitenleiste, also im seitlichen Navigationsbereich der Dateiansicht. Sie können sie auch direkt im Fenster der erweiterten Suche unter Gespeicherte Suchen auswählen und mit Anwenden starten.

Gespeichert werden Ihre Suchangaben. Wenn Sie die Suche erneut ausführen, sucht SimpleumSafe wieder nach den dazu passenden Dateien.

Sie können gespeicherte Suchen umbenennen, alphabetisch sortieren, selbst anordnen und löschen. Eine gespeicherte Suche gilt nur für diesen Safe auf diesem Gerät. Sie wird nicht auf andere Geräte übertragen. Richten Sie sie dort bei Bedarf ebenfalls ein.

5. Hilfe, wenn etwas nicht klappt

Ich kann „Anwenden“ nicht auswählen

Prüfen Sie, ob bei jeder Bedingung alle nötigen Angaben vorhanden sind. Vielleicht fehlt noch ein Suchwort, eine Größenangabe oder die Auswahl eines Ordners. Sobald alle Bedingungen vollständig und gültig sind, lässt sich Anwenden auswählen.

Ich finde nicht alle Dateien, die ein Wort im Text enthalten

Für die Suche nach Wörtern im Dokumenttext muss SimpleumSafe die Inhalte zunächst für die Suche vorbereiten. Das gilt für die Felder Inhalt und Überall. Solange diese Vorbereitung nicht fertig oder die Inhaltssuche nicht verfügbar ist, können Treffer fehlen. Die App weist Sie darauf hin, dass das Ergebnis unvollständig ist. Passende Dateien etwa anhand ihres Namens werden weiterhin angezeigt.

Die Suche im Dokumenttext heißt Volltextsuche. Hier erfahren Sie, wie Sie diese verwenden und aktualisieren:

Anleitung zur Volltextsuche

Ein Ordner oder Tag aus meiner gespeicherten Suche fehlt

Möglicherweise wurde der verwendete Ordner oder Tag inzwischen gelöscht. Die gespeicherte Suche wird dadurch nicht automatisch geändert. Öffnen Sie die Suche zur Bearbeitung und wählen Sie einen anderen Ordner oder Tag aus. Sie können die betreffende Bedingung auch entfernen.

Das normale Suchfeld ist verschwunden

Solange eine erweiterte Suche aktiv ist, wird das normale Suchfeld ausgeblendet. Wählen Sie das Kreuz im Kreis über der Ergebnisliste, um die erweiterte Suche zu beenden. Danach erscheint das normale Suchfeld wieder.