SimpleumSafe für Architektinnen und Architekten
Projektunterlagen schützen.Im Büro und auf der Baustelle.
Entwurfspläne, Kostenunterlagen, Besprechungsnotizen und Baustellenfotos auf Mac, iPhone und iPad verschlüsselt aufbewahren – geordnet und bei Bedarf auf Ihren eigenen Geräten verfügbar.
Vertrauliche Dateien begleiten jede Projektphase
Ein Entwurfsplan für die nächste Besprechung, eine Kostenberechnung zur Abstimmung oder Notizen vom Baustellentermin: In Architekturbüros entstehen Unterlagen, die personenbezogene, kaufmännische oder technische Informationen enthalten können.
Wenn Sie ausgewählte Projektunterlagen auf Ihren Apple-Geräten selbst organisieren, bietet SimpleumSafe dafür eine eigene verschlüsselte Ablage. Sie halten zusammengehörige Dateien nach Projekt oder Thema zusammen und finden sie bei Bedarf schnell wieder.
Typische Aufgaben im Berufsalltag
Projektunterlagen geschützt ablegen
Ausgewählte Planstände, Angebote, Kostenunterlagen, Verträge und Korrespondenz nach Projekt zusammenhalten. Auch die im Safe gespeicherten Dateinamen bleiben verschlüsselt.
Besprechungen und Ortstermine vorbereiten
Ausgewählte Unterlagen auf dem eigenen Mac oder iPad bereithalten. Lassen Sie benötigte Dateien bei optionaler Synchronisation vor dem Termin vollständig übertragen.
Unterlagen auf der Baustelle erfassen
Ergänzende Fotos oder Papierunterlagen direkt aus der App im Safe ablegen, ohne sie in der allgemeinen Fotomediathek zu speichern. Führen Sie die Aufnahmen anschließend in die vorgesehene Projektdokumentation zurück.
Ein geschützter Bereich neben Ihrer Projektsoftware
SimpleumSafe ergänzt Ihre vorhandene Projektablage um einen verschlüsselten Bereich für ausgewählte Dateien. Die Finder-nahe Oberfläche auf dem Mac erleichtert das Ablegen und Ordnen. Für die lokale Nutzung brauchen Sie keine Cloud; der verschlüsselte Abgleich Ihrer eigenen Geräte ist optional.
Legen Sie fest, welche Fassung eines Plans oder Dokuments maßgeblich ist und wie bearbeitete Unterlagen zurück in den vorgesehenen Projektablauf gelangen. Planfreigaben, gemeinsame Bearbeitung, BIM- oder CDE-Prozesse und die führende Projektdokumentation bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen.
Datenschutz und vertrauliche Projektinformationen
Nicht jede Projektdatei enthält personenbezogene Daten. Kontaktlisten, Verträge, Unterschriften, Gesprächsnotizen oder bewohnte Bestandsobjekte können jedoch einen Personenbezug haben. Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung als eine mögliche Maßnahme innerhalb eines risikogerechten technischen und organisatorischen Schutzkonzepts. Die Software allein stellt keine DSGVO-konforme Büroorganisation sicher.5
Nicht öffentliche technische oder kaufmännische Projektinformationen können außerdem Geschäftsgeheimnisse sein. Das GeschGehG verlangt dafür unter anderem den Umständen nach angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen. Verschlüsselung kann eine solche Maßnahme unterstützen; Zugriffsregeln, Klassifizierung und der gesamte Dateiweg bleiben ebenso wichtig.7
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Wie schützt SimpleumSafe Ihre Unterlagen – und was bleibt im Projektalltag zu beachten? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und zugehörige Informationen wie Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät damit nicht bereits über seine Dateiliste, welche Bauherren, Projekte oder Objekte darin abgelegt sind. Sie können mehrere Safes verwenden, etwa für ausgewählte Projekte oder zur Trennung beruflicher und privater Unterlagen.1
Zugriff auf vertrauliche Unterlagen schützen
Sie öffnen Ihren Safe mit Ihrem Safe-Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, mit biometrischer Authentifizierung. Ein starkes, eigenes Passwort und ein geschütztes, aktuelles Gerät gehören zusammen. Bewahren Sie auch Wiederherstellungs- und Einrichtungsinformationen sicher auf.
Auf einem entsperrten oder kompromittierten Gerät können lesbare Inhalte zugänglich sein. Die verschlüsselte Ablage ersetzt deshalb weder den Geräteschutz noch klare Zugriffsregeln im Büro und auf der Baustelle.1
Die gespeicherten Daten auf Fehler prüfen
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Struktur des Safes und die Zuordnung zu den gespeicherten Dateidaten. Mit zusätzlichen Prüfoptionen lässt sich auch prüfen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können.
Ein erfolgreicher Prüflauf bezieht sich auf die geprüften Bereiche. Er ersetzt keine Datensicherung und bestätigt weder einen fachlich richtigen Planstand noch die Freigabe oder Herkunft eines Dokuments.2
Datensicherung und Notfallzugang vorbereiten
Sichern Sie Ihre Safes regelmäßig und unabhängig vom Arbeitsgerät, beispielsweise auf einem getrennten Datenträger. Die im Safe gespeicherten Dateien bleiben auch in einer vollständigen Safe-Sicherung verschlüsselt. Prüfen Sie, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
Erstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher, getrennt vom Gerät. Damit können Sie ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen. Es ersetzt kein Backup und stellt keine gelöschten Dateien wieder her.1
Bei Verlust oder Diebstahl richtig einordnen
Wird ein Gerät oder eine Safe-Kopie gestohlen, kann wirksame Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte die Inhalte lesen. Ob Zugangsdaten, Schlüsselmaterial oder ein entsperrtes Gerät ebenfalls betroffen sind, ist für die Bewertung entscheidend.
Die Benachrichtigung betroffener Personen richtet sich grundsätzlich nach einem voraussichtlich hohen Risiko. Unter den Voraussetzungen von Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO kann sie bei wirksamer Verschlüsselung entfallen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 ist gesondert zu beurteilen; der Vorfall bleibt zu dokumentieren.5
Eigene Geräte verschlüsselt synchronisieren
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional können Sie Änderungen zwischen Ihren eingerichteten Apple-Geräten verschlüsselt abgleichen – über iCloud oder direkt zwischen Geräten; zwischen Macs ist auch ein gemeinsamer Ordner möglich. Auf jedem eingerichteten Gerät liegt ein eigener lokaler Safe.
Die normalen Synchronisationsdaten enthalten nicht die separate Safe-Schlüsseldatei. Kopierte Synchronisationsdaten und das Safe-Passwort allein genügen daher nicht zur Entschlüsselung. Diese Aussage gilt nicht unverändert, wenn zusätzlich Einrichtungs- oder Schlüsselmaterial oder ein eingerichtetes Gerät kompromittiert ist.
Synchronisation übernimmt auch Löschungen und unerwünschte Änderungen und ersetzt kein Backup. Bei Cloud-Diensten bleiben Vertragslage und Datenschutzanforderungen gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Unterlagen direkt im Safe fotografieren
Mit der Kamera in SimpleumSafe für iOS nehmen Sie Papierunterlagen oder ergänzende Aufnahmen auf und legen die Fotos direkt im Safe ab. Sie werden dabei nicht in der allgemeinen Fotomediathek gespeichert. Das kann etwa bei einem Baustellentermin hilfreich sein.4
Die Aufnahme allein ersetzt keine geregelte Baudokumentation. Ordnen Sie relevante Bilder und Dokumente dem richtigen Projekt, Datum und Bearbeitungsstand zu und führen Sie sie in den vorgesehenen Projektablauf zurück.
Planstände, Bearbeitung und exportierte Kopien beachten
Beim Import wird eine Datei in den Safe übernommen. Je nach Importweg und Einstellung kann das Original am bisherigen Speicherort erhalten bleiben. Kopien im E-Mail-Postfach, Downloadordner oder Projektraum werden durch den Import nicht nachträglich geschützt.
Für die Bearbeitung muss die Datei vorübergehend lesbar sein. Auf dem Mac kann SimpleumSafe eine Arbeitskopie in einem geschützten temporären Bereich bereitstellen. Das Bearbeitungsprogramm kann eigene Kopien oder Cloud-Sicherungen erzeugen. Beim Exportieren oder Teilen entsteht eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes. Kennzeichnen Sie Planstände eindeutig und wählen Sie einen zur Vertraulichkeit passenden Speicher- und Übertragungsweg.4
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – Geräteabgleich, Schlüsselmaterial und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe und Fotos direkt im Safe aufnehmen.
- DSGVO, insbesondere Art. 32–34.
- EDPB-Leitlinien 07/2020, Beispiel „Hosting services“, S. 16 – Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
- § 2 GeschGehG – Begriff des Geschäftsgeheimnisses und angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen.
Vertrauliche Projektunterlagen auf Ihren Apple-Geräten
Sie möchten ausgewählte Pläne, Protokolle und Projektunterlagen selbst verschlüsselt aufbewahren? Lernen Sie die Funktionen von SimpleumSafe kennen und finden Sie die passende Kaufoption für Mac, iPhone oder iPad.
Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.