SimpleumSafe für digitale Nomaden
Projektdateien schützen.Unterwegs und am nächsten Arbeitsplatz.
Verträge, Projektdateien, Belege und Notizen auf Mac, iPhone und iPad verschlüsselt aufbewahren – vorbereitet für Reisen und Offline-Arbeit.
Kunden- und Projektdateien reisen mit
Ein Vertrag für den nächsten Auftrag, Gesprächsnotizen, Entwürfe, Belege oder Zugangsinformationen zum Projekt: Wer ortsunabhängig arbeitet, nimmt geschäftliche Dateien häufig zwischen Wohnung, Coworking-Space, Bahn und Unterkunft mit.
SimpleumSafe bietet auf Mac, iPhone und iPad eine eigene verschlüsselte Ablage für ausgewählte Unterlagen. Sie können Dateien nach Kunde oder Projekt zusammenhalten und benötigte Inhalte vor einer Reise lokal auf Ihren Geräten bereitstellen.
Typische Aufgaben im Berufsalltag
Kundenprojekte getrennt ablegen
Verträge, Gesprächsnotizen, Entwürfe und Belege nach Projekt zusammenhalten. Auch die im Safe gespeicherten Dateinamen bleiben verschlüsselt.
Offline für Reisen vorbereiten
Benötigte Dateien auf den eigenen Geräten bereithalten und eine optionale Synchronisation vor der Abreise vollständig abschließen lassen.
Belege unterwegs erfassen
Papierunterlagen direkt aus der App im Safe aufnehmen, ohne sie zuerst in der allgemeinen Fotomediathek zu speichern, und anschließend in den vorgesehenen Buchhaltungsablauf übernehmen.
Ein geschützter Bereich neben Ihren Arbeitswerkzeugen
SimpleumSafe ergänzt Ihre vorhandene Projektablage um einen verschlüsselten Bereich für ausgewählte Dateien. Für die lokale Nutzung brauchen Sie keine Cloud; der verschlüsselte Abgleich Ihrer eigenen Geräte ist optional. Laden Sie benötigte Inhalte vor Abfahrt vollständig auf das Reisegerät und prüfen Sie, ob sie sich ohne Netzverbindung öffnen lassen.
Legen Sie fest, welche Fassung einer Datei maßgeblich ist und wie bearbeitete Unterlagen zurück in Ihren Projektablauf gelangen. SimpleumSafe ist kein Projektmanagement, kein Kommunikationskanal, kein Passwortmanager und keine Geräteverwaltung. Auch den Schutz einer Netzwerkverbindung durch ein VPN übernimmt die Dateiablage nicht.
Nur mitnehmen, was Sie unterwegs brauchen
Auf Reisen steigt nicht automatisch die Wahrscheinlichkeit eines Vorfalls. Geräte werden jedoch häufiger transportiert, in wechselnden Umgebungen verwendet oder zeitweise außer Sicht gelegt. Begrenzen Sie deshalb die mitgeführten Kunden- und Projektdateien auf den jeweiligen Auftrag, schützen und aktualisieren Sie Ihre Geräte und klären Sie vor Grenzübertritten, welche Vorgaben Ihrer Kunden, Auftraggeber oder des Reiseziels gelten. Verschlüsselung schützt gespeicherte Inhalte, ersetzt aber weder die Gerätesperre noch eine passende Reise- und Zugriffsregelung.7
Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung als eine mögliche Maßnahme innerhalb eines risikogerechten technischen und organisatorischen Schutzkonzepts. Die Software allein macht Ihre Arbeitsorganisation nicht DSGVO-konform.5
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Wie schützt SimpleumSafe Ihre Unterlagen – und was bleibt beim mobilen Arbeiten zu beachten? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und zugehörige Informationen wie Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät damit nicht bereits über seine Dateiliste, welche Kunden oder Projekte darin abgelegt sind. Sie können mehrere Safes verwenden, etwa für ausgewählte Aufträge oder zur Trennung geschäftlicher und privater Unterlagen.1
Reisegerät und Zugriff gemeinsam schützen
Sie öffnen Ihren Safe mit Ihrem Safe-Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, mit biometrischer Authentifizierung. Verwenden Sie ein starkes, eigenes Safe-Passwort sowie eine Gerätesperre und installieren Sie Sicherheitsupdates zeitnah. Bewahren Sie Wiederherstellungs- und Einrichtungsinformationen getrennt vom Reisegerät auf.
Auf einem entsperrten oder kompromittierten Gerät können lesbare Inhalte zugänglich sein. SimpleumSafe ersetzt deshalb weder den Schutz des gesamten Geräts noch einen Passwortmanager, Mehrfaktor-Authentisierung oder eine zentrale Geräteverwaltung.17
Offline-Verfügbarkeit vor der Reise prüfen
Auf jedem eingerichteten Gerät liegt ein eigener lokaler Safe. Lassen Sie benötigte Projektdateien vor Reisebeginn vollständig synchronisieren und öffnen Sie eine Auswahl testweise, solange noch eine verlässliche Verbindung verfügbar ist.
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Struktur des Safes und die Zuordnung zu den gespeicherten Dateidaten. Mit zusätzlichen Prüfoptionen lässt sich auch prüfen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können. Ein erfolgreicher Prüflauf gilt für die geprüften Bereiche und ersetzt kein Backup.23
Datensicherung und Notfallzugang vorbereiten
Sichern Sie Ihre Safes regelmäßig und unabhängig vom Arbeitsgerät, beispielsweise auf einem getrennten Datenträger an einem anderen sicheren Ort. Die im Safe gespeicherten Dateien bleiben auch in einer vollständigen Safe-Sicherung verschlüsselt. Prüfen Sie vor längeren Reisen, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
Erstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher, getrennt vom Gerät. Damit können Sie ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen. Es ersetzt kein Backup und stellt keine gelöschten Dateien wieder her.1
Verlust oder Diebstahl sachlich bewerten
Geht ein Gerät oder eine Safe-Kopie verloren, kann wirksame Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte die Inhalte lesen. Für die Bewertung ist entscheidend, ob auch Zugangsdaten, Schlüsselmaterial oder ein entsperrtes beziehungsweise eingerichtetes Gerät betroffen sind.
Die Benachrichtigung betroffener Personen richtet sich grundsätzlich nach einem voraussichtlich hohen Risiko. Unter den Voraussetzungen von Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO kann sie bei wirksamer Verschlüsselung entfallen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 ist gesondert zu beurteilen; der Vorfall bleibt zu dokumentieren.5
Eigene Geräte bewusst synchronisieren
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional können Sie Änderungen zwischen Ihren eingerichteten Apple-Geräten verschlüsselt abgleichen – über iCloud oder direkt zwischen Geräten; zwischen Macs ist auch ein gemeinsamer Ordner möglich.
Die normalen Synchronisationsdaten enthalten nicht die separate Safe-Schlüsseldatei. Kopierte Synchronisationsdaten und das Safe-Passwort allein genügen daher nicht zur Entschlüsselung. Diese Aussage gilt nicht unverändert, wenn zusätzlich Einrichtungs- oder Schlüsselmaterial oder ein eingerichtetes Gerät kompromittiert ist.
Synchronisation übernimmt auch Löschungen und unerwünschte Änderungen und ersetzt kein Backup. Bei Cloud-Diensten bleiben Vertragslage und Datenschutzanforderungen gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Unterlagen unterwegs erfassen und Einblicke vermeiden
Mit der Kamera in SimpleumSafe für iOS fotografieren Sie Papierunterlagen und legen die Aufnahmen direkt im Safe ab. Sie werden dabei nicht in der allgemeinen Fotomediathek gespeichert. Prüfen Sie dennoch, ob die Aufnahme erforderlich ist und ob im Bild unnötige Personen, Adressen oder andere vertrauliche Angaben erscheinen.45
In Zug, Café oder Coworking-Space schützt die Verschlüsselung gespeicherter Dateien nicht vor Blicken auf den geöffneten Bildschirm. Richten Sie Ihren Arbeitsplatz entsprechend aus, sperren Sie das Gerät beim Verlassen und öffnen Sie vertrauliche Inhalte nur, wenn die Umgebung dafür geeignet ist.
Dateiwege, Kommunikation und öffentliche Netze trennen
Beim Import wird eine Datei in den Safe übernommen. Je nach Importweg und Einstellung kann das Original am bisherigen Speicherort erhalten bleiben. Kopien im E-Mail-Postfach, Downloadordner, Messenger oder Projektportal werden durch den Import nicht nachträglich geschützt. Für die Bearbeitung muss die Datei vorübergehend lesbar sein; auch das Bearbeitungsprogramm kann eigene Kopien oder Cloud-Sicherungen erzeugen. Beim Exportieren oder Teilen entsteht eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes.4
SimpleumSafe verschlüsselt die Dateiablage, aber nicht automatisch E-Mails, Chats oder die gesamte Netzwerkverbindung. Schalten Sie das automatische Verbinden mit öffentlichen WLANs aus und nutzen Sie für sensible Übertragungen einen für Ihren Auftrag geeigneten, vertrauenswürdigen Verbindungsweg. Ob dafür eine eigene Mobilfunkverbindung oder ein korrekt eingerichtetes VPN vorgesehen ist, gehört in Ihr Sicherheitskonzept.78
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – lokale Safes, Geräteabgleich, Schlüsselmaterial und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe und Fotos direkt im Safe aufnehmen – Import, Bearbeitung, Export und Aufnahmen.
- DSGVO, insbesondere Art. 5, 28 und 32–34.
- EDPB-Leitlinien 07/2020, Beispiel „Hosting services“, S. 16 – Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
- BSI: Verschlüsselung auf mobilen Geräten – Gerätesperre, Updates, zusätzliche Dateiverschlüsselung und automatisches Verbinden mit öffentlichen WLANs.
- BSI: Sommerzeit ist Reisezeit – aber sicher! – öffentliche Netze, eigene Mobilfunkverbindung und VPN.
Projektdateien auf Ihren Apple-Geräten schützen
Sie möchten ausgewählte Verträge, Belege, Notizen und Projektdateien unterwegs verschlüsselt aufbewahren? Lernen Sie die Funktionen von SimpleumSafe kennen und finden Sie die passende Kaufoption für Mac, iPhone oder iPad.
Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.