SimpleumSafe für Fotografen
Auftragsdateien schützen.Vom Briefing bis zur Übergabe.
Auftragsunterlagen, Bilddateien, Veröffentlichungsnachweise und Kundenkorrespondenz auf Mac, iPhone und iPad verschlüsselt aufbewahren.
Zu einem Auftrag gehören mehr als die fertigen Bilder
Briefings, Angebote, Verträge, Kontaktdaten, Model Releases und Bilddateien entstehen oft auf mehreren Geräten. Manche Unterlagen enthalten personenbezogene Daten, andere zeigen unveröffentlichte Motive oder verraten interne Details eines Auftrags.
SimpleumSafe bietet auf Mac, iPhone und iPad eine eigene verschlüsselte Ablage für ausgewählte Dateien. Sie können Unterlagen nach Auftrag ordnen und sensible Auswahl- oder Übergabedateien von der allgemeinen Ablage trennen.
Typische Aufgaben im Berufsalltag
Aufträge getrennt ablegen
Briefings, Verträge, Auswahlbilder und Korrespondenz nach Auftrag zusammenhalten. Auch die im Safe gespeicherten Dateinamen bleiben verschlüsselt.
Freigaben Bildern zuordnen
Model Releases, Nutzungsvereinbarungen und Veröffentlichungsnachweise zusammen mit den betreffenden Motiven und Fassungen ablegen.
Auswahl und Übergabe vorbereiten
Ausgewählte Dateien auf dem eigenen Mac oder iPad bereithalten und beim Export Zielordner, Umfang, Metadaten und Übertragungsweg prüfen.
Ein geschützter Bereich neben Bildbearbeitung und Auftragsverwaltung
SimpleumSafe ergänzt Ihren bestehenden Foto-Workflow um einen verschlüsselten Bereich für ausgewählte Auftragsunterlagen, Bilddateien und Nachweise. Für die lokale Nutzung brauchen Sie keine Cloud; der verschlüsselte Abgleich zwischen Ihren eigenen eingerichteten Geräten ist optional.
SimpleumSafe ist kein Digital-Asset-Management, keine Bildbearbeitung und kein Kundenportal. Auswahl, Farbkorrektur, Versionsverwaltung, Freigabe, Veröffentlichung und Rechteverwaltung bleiben in den dafür vorgesehenen Werkzeugen und Abläufen. Auch eine unabhängige Datensicherung Ihrer Originale und Safes bleibt erforderlich.
Veröffentlichung und Einwilligung getrennt prüfen
Eine verschlüsselte Ablage schützt Dateien vor unbefugtem Zugriff. Sie schafft jedoch keine Erlaubnis für Aufnahme, Nutzung oder Veröffentlichung. Welche Rechtsgrundlage oder Einwilligung erforderlich ist und welche Nachweise Sie aufbewahren sollten, hängt vom Auftrag, Motiv, Verwendungszweck und anwendbaren Recht ab.57
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Wie schützt SimpleumSafe ausgewählte Foto- und Auftragsdateien – und was bleibt in Ihrem Workflow zu beachten? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und zugehörige Informationen wie Dateinamen mit AES-256. Bei einem geschlossenen Safe lässt die Dateiliste daher nicht erkennen, welche Kunden, Motive oder Aufträge darin abgelegt sind. Mehrere Safes können helfen, berufliche und private Unterlagen oder besonders sensible Aufträge zu trennen.1
Zugriff auf Auftragsdateien schützen
Sie öffnen Ihren Safe mit Ihrem Safe-Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, mit biometrischer Authentifizierung. Ein starkes, eigenes Passwort, aktuelle Geräte und klar geregelte Zugriffe gehören dazu.
Auf einem entsperrten oder kompromittierten Gerät können lesbare Inhalte zugänglich sein. Die verschlüsselte Ablage ersetzt deshalb weder den Geräteschutz noch eine sinnvolle Rollen- und Zugriffsplanung im Studio.1
Gespeicherte Dateien auf Fehler prüfen
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Struktur des Safes und die Zuordnung zu den gespeicherten Dateidaten. Zusätzliche Prüfoptionen können testen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können.
Der Prüflauf bezieht sich auf die geprüften Bereiche. Er bestätigt weder die visuelle Qualität einer Bilddatei noch Vollständigkeit, Farbrichtigkeit, Urheberschaft oder Freigabestatus und ersetzt keine Datensicherung.2
Originale und Safes unabhängig sichern
Sichern Sie Ihre Safes regelmäßig und getrennt vom Arbeitsgerät. Prüfen Sie, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt. Originale, Kataloge und weitere Dateien außerhalb des Safes müssen in Ihrem Foto-Workflow separat gesichert werden.
Erstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher, getrennt vom Gerät. Es kann ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen, ersetzt aber kein Backup und stellt keine gelöschten Bilddateien wieder her.1
Verlust oder Diebstahl sachgerecht bewerten
Wird ein Gerät oder eine Safe-Kopie gestohlen, kann wirksame Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte die Inhalte lesen. Für die Bewertung zählt auch, ob Zugangsdaten, Schlüsselmaterial, exportierte Dateien oder ein entsperrtes Gerät betroffen sind.
Ob eine Meldung oder Benachrichtigung erforderlich ist, richtet sich nach dem konkreten Risiko und den Voraussetzungen der Art. 33 und 34 DSGVO. Art. 34 Abs. 3 Buchst. a kann bei wirksam unzugänglich gemachten Daten eine Ausnahme von der Benachrichtigung ermöglichen; der Vorfall ist dennoch gesondert zu prüfen und zu dokumentieren.5
Eigene Geräte verschlüsselt synchronisieren
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional können Sie Änderungen zwischen Ihren eingerichteten Apple-Geräten verschlüsselt abgleichen – über iCloud oder direkt zwischen Geräten; zwischen Macs ist auch ein gemeinsamer Ordner möglich. Auf jedem eingerichteten Gerät liegt ein eigener lokaler Safe.
Normale Synchronisationsdaten enthalten nicht die separate Safe-Schlüsseldatei. Diese Schutzwirkung ist anders zu bewerten, wenn zusätzlich Einrichtungs- oder Schlüsselmaterial oder ein eingerichtetes Gerät kompromittiert ist. Synchronisation übernimmt auch Löschungen und ersetzt kein Backup.
Bei Cloud-Diensten bleiben Vertragslage und datenschutzrechtliche Anforderungen gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt einen gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Einwilligungen und Veröffentlichungsnachweise zuordnen
Sie können Model Releases, Freigaben, Nutzungsvereinbarungen und Korrespondenz zusammen mit den zugehörigen Auftragsdateien verschlüsselt ablegen. Benennen Sie Zweck, Motiv, Fassung und Geltungsbereich so, dass der Nachweis später dem richtigen Bild und der vorgesehenen Nutzung zugeordnet werden kann.
Die Ablage entscheidet nicht, ob eine Aufnahme oder Veröffentlichung zulässig ist. Für die konkrete Verarbeitung ist die datenschutzrechtliche Grundlage gesondert zu prüfen. § 22 KunstUrhG regelt die Einwilligung für die Verbreitung und öffentliche Zurschaustellung von Bildnissen; § 23 nennt Ausnahmen. Das ist keine Pauschalregel für jede Aufnahme oder Nutzung.57
Auswahl, Bearbeitung und Export im Blick behalten
Beim Import wird eine Datei in den Safe übernommen. Je nach Importweg und Einstellung kann das Original auf Speicherkarte, Arbeitsvolume, in der Fotomediathek oder im Downloadordner erhalten bleiben. Diese Kopien werden durch den Import nicht nachträglich geschützt.
Für Sichtung und Bearbeitung muss eine Datei vorübergehend lesbar sein. Auf dem Mac kann SimpleumSafe dafür eine Arbeitskopie in einem geschützten temporären Bereich bereitstellen; Bildbearbeitungs- und Katalogprogramme können eigene Vorschauen, Kataloge oder Cloud-Kopien erzeugen. Beim Exportieren oder Teilen entsteht eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes. Prüfen Sie deshalb Zielordner, Exportumfang, Metadaten und Übertragungsweg vor der Übergabe.4
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – Geräteabgleich, Schlüsselmaterial und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe – Import, Bearbeitung und Export.
- DSGVO, insbesondere Art. 5, 6 und 32–34.
- EDPB-Leitlinien 07/2020, Hostingbeispiel S. 16 – Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
- § 22 KunstUrhG und § 23 KunstUrhG – Einwilligung und gesetzliche Ausnahmen bei der Verbreitung und öffentlichen Zurschaustellung von Bildnissen.
Ausgewählte Foto- und Auftragsdateien auf Ihren Apple-Geräten
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Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.