SimpleumSafe in der Heilpraktikerpraxis
Praxisunterlagen schützen.Gesundheitsdaten vertraulich ablegen.
Befunde, Behandlungsnotizen, Einwilligungen und Abrechnungsunterlagen auf Mac, iPhone und iPad verschlüsselt aufbewahren – ergänzend zu Ihrer führenden Behandlungsakte.
Gesundheitsdaten brauchen einen geschützten Ablageort
Anamnesebögen, Befunde, Behandlungsnotizen, Einwilligungen, Laborberichte und Abrechnungsunterlagen enthalten sehr persönliche Informationen. Wenn Sie ausgewählte Dateien auf Ihren Apple-Geräten selbst organisieren, bietet SimpleumSafe dafür eine eigene verschlüsselte Ablage.
Sie können Unterlagen nach Patient, Behandlungsfall oder Zeitraum ordnen und später wiederfinden. Dabei bleibt entscheidend, welche Dokumente zur Behandlungsakte gehören, wer darauf zugreifen darf und wann eine Aufbewahrungsfrist oder Löschung greift.
Typische Aufgaben im Praxisalltag
Befunde und Notizen zusammenhalten
Ausgewählte Anamnesebögen, Laborberichte und Behandlungsnotizen geordnet in einer verschlüsselten Ablage aufbewahren.
Einwilligungen und Abrechnung zuordnen
Formulare, Kosteninformationen und ergänzende Korrespondenz nach Patient oder Behandlungsfall wiederfinden.
Papierunterlagen geschützt erfassen
Freigegebene Dokumente mit dem iPhone direkt im Safe aufnehmen, ohne sie in der allgemeinen Fotomediathek zu speichern.
Ein verschlüsselter Bereich neben Ihrer Praxisverwaltung
SimpleumSafe ergänzt Ihre vorhandene Praxisablage um einen geschützten Bereich für ausgewählte Dateien. Die Finder-nahe Oberfläche auf dem Mac erleichtert das Ablegen und Ordnen. Für die lokale Nutzung brauchen Sie keine Cloud; der verschlüsselte Abgleich Ihrer eigenen Geräte ist optional.
Praxisverwaltung, Terminplanung, Abrechnung, Patientenkommunikation und die führende Behandlungsakte bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen und Abläufen. Legen Sie fest, welche Fassung eines Dokuments maßgeblich ist und wie bearbeitete Dateien wieder in die vollständige Dokumentation gelangen.
Gesundheitsdaten und Behandlungsdokumentation getrennt beurteilen
Angaben zur körperlichen oder psychischen Gesundheit zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Für jeden Zweck braucht es eine tragfähige Rechtsgrundlage; Einwilligungen, Zugriffsrechte sowie Aufbewahrungs- und Löschregeln gehören zum gesamten Praxisprozess. Art. 32 nennt Verschlüsselung als eine mögliche Maßnahme innerhalb eines risikogerechten Schutzkonzepts. Die Software allein macht den Prozess nicht DSGVO-konform.5
§ 630f BGB verlangt für die Behandlungsakte eine zeitnahe Dokumentation und nachvollziehbare Änderungen; grundsätzlich ist sie zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine andere Vorschrift eine andere Frist bestimmt. Eine zusätzliche Dateiablage darf diese Anforderungen nicht unterlaufen. Der Integritätsprüfer von SimpleumSafe bestätigt weder Vollständigkeit noch Revisionssicherheit oder gesetzliche Ordnungsmäßigkeit einer Behandlungsakte.27
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Wie schützt SimpleumSafe ausgewählte Praxisunterlagen – und was bleibt organisatorisch zu regeln? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät damit nicht bereits über seine Dateiliste, welche Patientinnen, Patienten oder Behandlungen darin abgelegt sind.1
Verschlüsselung schützt die Ablage. Sie entscheidet nicht, ob eine Datei erhoben werden darf, zur Behandlungsakte gehört oder nach einer Frist gelöscht werden muss.5
Zugriff auf Praxisunterlagen schützen
Sie öffnen Ihren Safe mit dem Safe-Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, mit biometrischer Authentifizierung. Ein starkes eigenes Passwort, ein geschütztes aktuelles Gerät und klare Berechtigungen gehören zusammen.
Auf einem entsperrten oder kompromittierten Gerät können lesbare Inhalte zugänglich sein. Regeln Sie deshalb auch Zugriffe bei Vertretung, Mitarbeit oder Praxisübergabe.15
Gespeicherte Daten technisch prüfen
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Struktur des Safes und die Zuordnung zu den gespeicherten Dateidaten. Zusätzliche Optionen prüfen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können.
Ein erfolgreicher Prüflauf bestätigt nicht, dass eine Behandlungsakte vollständig, inhaltlich richtig, unveränderbar oder rechtlich ordnungsgemäß geführt wurde.27
Datensicherung und Notfallzugang vorbereiten
Sichern Sie Ihre Safes regelmäßig und unabhängig vom Arbeitsgerät, etwa auf einem getrennten Datenträger. Dateien bleiben auch in einer vollständigen Safe-Sicherung verschlüsselt. Prüfen Sie, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
Erstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher und getrennt vom Gerät. Es ersetzt kein Backup und stellt keine gelöschten Dateien wieder her.1
Bei Verlust oder Diebstahl risikobasiert handeln
Bei einem verlorenen Gerät oder einer gestohlenen Safe-Kopie kann wirksame Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte Inhalte lesen. Entscheidend ist, ob auch Zugangsdaten, Schlüsselmaterial oder ein entsperrtes Gerät betroffen sind.
Eine Betroffeneninformation richtet sich grundsätzlich nach einem voraussichtlich hohen Risiko. Unter den Voraussetzungen von Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO kann sie bei wirksamer Verschlüsselung entfallen. Die Meldung nach Art. 33 ist gesondert zu beurteilen; der Vorfall bleibt zu dokumentieren.5
Eigene Geräte verschlüsselt synchronisieren
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional können Sie Änderungen zwischen eingerichteten Apple-Geräten verschlüsselt abgleichen – über iCloud oder direkt zwischen Geräten; zwischen Macs ist auch ein gemeinsamer Ordner möglich.
Synchronisation übernimmt auch Löschungen und unerwünschte Änderungen und ersetzt kein Backup. Vertragslage und Datenschutzanforderungen eines Cloud-Dienstes sind gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Papierunterlagen direkt im Safe erfassen
Mit der Kamera in SimpleumSafe für iOS können Sie Papierunterlagen oder ergänzende Aufnahmen direkt im Safe ablegen. Sie werden dabei nicht in der allgemeinen Fotomediathek gespeichert.4
Prüfen Sie vor jeder Aufnahme Zweck, Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit. Führen Sie dokumentationsrelevante Dateien in die vorgesehene Behandlungsakte zurück.57
Import, Bearbeitung und exportierte Kopien beachten
Beim Import kann das Original am bisherigen Speicherort erhalten bleiben. Kopien im E-Mail-Postfach, Downloadordner, Scanner oder Praxisprogramm werden durch den Import nicht nachträglich geschützt.
Für die Bearbeitung muss eine Datei vorübergehend lesbar sein; das Bearbeitungsprogramm kann eigene Kopien oder Cloud-Sicherungen erzeugen. Beim Exportieren oder Teilen entsteht eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes. Beziehen Sie alle Kopien in Berechtigungs-, Aufbewahrungs- und Löschprozesse ein.45
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – Geräteabgleich und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe und Fotos direkt im Safe aufnehmen.
- DSGVO, insbesondere Art. 5, 9, 28 und 32–34.
- EDPB-Leitlinien 07/2020, Beispiel „Hosting services“, S. 16 – Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
- § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung – Behandlungsakte, Änderungen und Aufbewahrung.
Ausgewählte Praxisunterlagen auf Ihren Apple-Geräten
Möchten Sie Befunde, Notizen, Einwilligungen oder Abrechnungsunterlagen in einer ergänzenden verschlüsselten Ablage organisieren? Lernen Sie SimpleumSafe kennen und finden Sie die passende Kaufoption.
Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.