SimpleumSafe für Immobilienmakler
Objektunterlagen schützen.Von der Akquise bis zum Abschluss.
Exposés, Objektunterlagen, Besichtigungsnotizen und vertrauliche Kundendaten verschlüsselt auf Apple-Geräten ablegen.
Vertrauliche Dateien zwischen Akquise und Abschluss
Ein Exposé zur Abstimmung, Grundrisse und Objektunterlagen für einen Termin oder Notizen aus einer Besichtigung: Immobilienmakler arbeiten mit einer Mischung aus öffentlichen, internen und personenbezogenen Informationen.
Nicht jedes Dokument ist vertraulich. Eigentümer- und Interessentendaten, Finanzierungsnachweise, nicht veröffentlichte Objektunterlagen sowie Schlüssel- oder Zugangsinformationen brauchen jedoch einen angemessenen Schutz. Für ausgewählte Dateien auf Ihren Apple-Geräten bietet SimpleumSafe eine eigene verschlüsselte Ablage.
Typische Aufgaben im Berufsalltag
Objektunterlagen geschützt ablegen
Exposés, Grundrisse und interne Unterlagen nach Immobilie geordnet im Safe zusammenhalten.
Besichtigungen vorbereiten
Notizen, Finanzierungsnachweise und freigegebene Dokumente für Termine auf dem eigenen Gerät bereithalten.
Objektfotos direkt erfassen
Ergänzende Aufnahmen mit dem iPhone direkt im Safe speichern, ohne sie in der allgemeinen Fotomediathek abzulegen.
Ein geschützter Bereich neben Ihrer Maklersoftware
SimpleumSafe ergänzt Ihre vorhandene Ablage um einen verschlüsselten Bereich für ausgewählte Objekt- und Kundenunterlagen. Die Finder-nahe Oberfläche auf dem Mac erleichtert das Ablegen und Ordnen. Für die lokale Nutzung brauchen Sie keine Cloud; der verschlüsselte Abgleich Ihrer eigenen Geräte ist optional.
Legen Sie fest, welche Unterlagen in SimpleumSafe aufbewahrt werden und wie bearbeitete oder freigegebene Fassungen zurück in den vorgesehenen Arbeitsablauf gelangen. CRM, Maklersoftware, Kommunikation, Freigaben und die führende Objektakte bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen.
Datenschutz entlang des gesamten Dateiwegs
Kontaktdaten, Korrespondenz, Besichtigungsnotizen und Finanzierungsnachweise können personenbezogene Daten enthalten. Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung als eine mögliche Maßnahme innerhalb eines risikogerechten technischen und organisatorischen Schutzkonzepts. Die Software allein stellt keine DSGVO-konforme Organisation Ihres Maklerbüros sicher.5
Begrenzen Sie personenbezogene Angaben in Exposés, Arbeitskopien und Exporten auf das, was für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Bei der Vermittlung von Mietwohnungen unterscheidet die Datenschutzkonferenz zwischen Besichtigung, konkretem Anmietungsinteresse und der Entscheidung für eine bestimmte Person; je nach Phase sind unterschiedliche Angaben erforderlich und zulässig. Auch Speicherfristen, Zugriffsrechte und das Löschen nicht mehr benötigter Kopien gehören zum Verfahren.7
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Wie schützt SimpleumSafe Ihre Unterlagen – und was bleibt bei Objektvermittlung, Besichtigungen und Datenaustausch zu beachten? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und zugehörige Informationen wie Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät damit nicht bereits über seine Dateiliste, welche Eigentümer, Interessenten oder Objekte darin abgelegt sind. Sie können mehrere Safes verwenden, etwa für ausgewählte Objekte oder zur Trennung beruflicher und privater Unterlagen.1
Zugriff auf vertrauliche Unterlagen schützen
Sie öffnen Ihren Safe mit Ihrem Safe-Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, mit biometrischer Authentifizierung. Ein starkes, eigenes Passwort und ein geschütztes, aktuelles Gerät gehören zusammen. Bewahren Sie auch Wiederherstellungs- und Einrichtungsinformationen sicher auf.
Auf einem entsperrten oder kompromittierten Gerät können lesbare Inhalte zugänglich sein. Die verschlüsselte Ablage ersetzt deshalb weder den Geräteschutz noch klare Zugriffsregeln im Büro und unterwegs. Schlüssel- und Zugangsinformationen sollten nur den Personen zugänglich sein, die sie tatsächlich benötigen.1
Die gespeicherten Daten auf Fehler prüfen
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Struktur des Safes und die Zuordnung zu den gespeicherten Dateidaten. Mit zusätzlichen Prüfoptionen lässt sich auch prüfen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können.
Ein erfolgreicher Prüflauf bezieht sich auf die geprüften Bereiche. Er ersetzt keine Datensicherung und bestätigt weder die Vollständigkeit einer Objektakte noch die Richtigkeit, Aktualität oder Freigabe eines Dokuments.2
Datensicherung und Notfallzugang vorbereiten
Sichern Sie Ihre Safes regelmäßig und unabhängig vom Arbeitsgerät, beispielsweise auf einem getrennten Datenträger. Die im Safe gespeicherten Dateien bleiben auch in einer vollständigen Safe-Sicherung verschlüsselt. Prüfen Sie, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
Erstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher, getrennt vom Gerät. Damit können Sie ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen. Es ersetzt kein Backup und stellt keine gelöschten Dateien wieder her.1
Bei Verlust oder Diebstahl richtig einordnen
Wird ein Gerät oder eine Safe-Kopie gestohlen, kann wirksame Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte die Inhalte lesen. Ob Zugangsdaten, Schlüsselmaterial oder ein entsperrtes Gerät ebenfalls betroffen sind, ist für die Bewertung entscheidend.
Die Benachrichtigung betroffener Personen richtet sich grundsätzlich nach einem voraussichtlich hohen Risiko. Unter den Voraussetzungen von Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO kann sie bei wirksamer Verschlüsselung entfallen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 ist gesondert zu beurteilen; der Vorfall bleibt zu dokumentieren.5
Eigene Geräte verschlüsselt synchronisieren
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional können Sie Änderungen zwischen Ihren eingerichteten Apple-Geräten verschlüsselt abgleichen – über iCloud oder direkt zwischen Geräten; zwischen Macs ist auch ein gemeinsamer Ordner möglich. Auf jedem eingerichteten Gerät liegt ein eigener lokaler Safe.
Die normalen Synchronisationsdaten enthalten nicht die separate Safe-Schlüsseldatei. Kopierte Synchronisationsdaten und das Safe-Passwort allein genügen daher nicht zur Entschlüsselung. Diese Aussage gilt nicht unverändert, wenn zusätzlich Einrichtungs- oder Schlüsselmaterial oder ein eingerichtetes Gerät kompromittiert ist.
Synchronisation übernimmt auch Löschungen und unerwünschte Änderungen und ersetzt kein Backup. Bei Cloud-Diensten bleiben Vertragslage und Datenschutzanforderungen gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Objektfotos und Unterlagen direkt im Safe erfassen
Mit der Kamera in SimpleumSafe für iOS fotografieren Sie Papierunterlagen oder ergänzende Objektansichten und legen die Aufnahmen direkt im Safe ab. Sie werden dabei nicht in der allgemeinen Fotomediathek gespeichert. Das kann bei einer Objektaufnahme oder Besichtigung hilfreich sein.4
Die verschlüsselte Ablage ersetzt weder die Erlaubnis für eine Aufnahme noch die Prüfung, welche Personen, privaten Gegenstände oder Zugangsinformationen darauf sichtbar sind. Ordnen Sie freigegebene Veröffentlichungsbilder und interne Aufnahmen eindeutig zu.
Freigaben, Bearbeitung und exportierte Kopien beachten
Beim Import wird eine Datei in den Safe übernommen. Je nach Importweg und Einstellung kann das Original am bisherigen Speicherort erhalten bleiben. Kopien im E-Mail-Postfach, Downloadordner, CRM oder Immobilienportal werden durch den Import nicht nachträglich geschützt.
Für die Bearbeitung muss die Datei vorübergehend lesbar sein. Auf dem Mac kann SimpleumSafe eine Arbeitskopie in einem geschützten temporären Bereich bereitstellen. Das Bearbeitungsprogramm kann eigene Kopien oder Cloud-Sicherungen erzeugen. Beim Exportieren oder Teilen entsteht eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes. Prüfen Sie vor der Weitergabe Fassung, Freigabe, Empfängerkreis und enthaltene personenbezogene Angaben.47
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – Geräteabgleich, Schlüsselmaterial und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe und Fotos direkt im Safe aufnehmen.
- DSGVO, insbesondere Art. 32–34.
- EDPB-Leitlinien 07/2020, Beispiel „Hosting services“, S. 16 – Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
- Datenschutzkonferenz: Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, Version 2.0 – zulässige Angaben in den einzelnen Phasen der Wohnungsvermietung.
Ausgewählte Objektunterlagen geschützt aufbewahren
Sie möchten Exposés, Besichtigungsnotizen und vertrauliche Objektunterlagen auf Ihren Apple-Geräten verschlüsselt ablegen? Lernen Sie die Funktionen von SimpleumSafe kennen und finden Sie die passende Kaufoption für Mac, iPhone oder iPad.
Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.