SimpleumSafe für Steuerberaterinnen und Steuerberater
Mandantenunterlagen schützen.In der Kanzlei und beim Mandanten.
Steuerbescheide, Vermögensaufstellungen und Gesprächsnotizen auf Mac, iPhone und iPad verschlüsselt aufbewahren – übersichtlich geordnet und bei Bedarf auf Ihren eigenen Geräten verfügbar.
Eine Vermögensaufstellung für das nächste Gespräch, ein Steuerbescheid zur Prüfung oder Notizen zur Unternehmensnachfolge: In der Steuerberatung arbeiten Sie mit Informationen, die viel über die finanzielle und persönliche Situation Ihrer Mandanten verraten. Wenn Sie ausgewählte Beratungsunterlagen auf Ihren Apple-Geräten selbst organisieren, bietet SimpleumSafe dafür eine eigene verschlüsselte Ablage. Sie halten zusammengehörige Dateien nach Mandat oder Thema zusammen und finden sie bei Bedarf wieder.Vertrauliche Dateien begleiten die Beratung
Typische Aufgaben im Berufsalltag
Beratungsunterlagen geschützt ablegen
Steuerbescheide, Verträge, Vermögensaufstellungen und Auswertungen für ein Mandat zusammenhalten. Auch die im Safe gespeicherten Dateinamen bleiben verschlüsselt.
Mandantengespräche vorbereiten
Gesprächsnotizen und ausgewählte Unterlagen auf dem eigenen Mac oder iPad bereithalten. Lassen Sie benötigte Dateien bei optionaler Synchronisation vor dem Termin vollständig übertragen.
Unterlagen vor Ort erfassen
Ergänzende Papierunterlagen direkt aus der App fotografieren und im Safe ablegen, ohne sie in der allgemeinen Fotomediathek zu speichern. Ordnen Sie die Aufnahmen anschließend dem vorgesehenen Kanzleiablauf zu.
Ein geschützter Bereich neben Ihrer Kanzleisoftware
SimpleumSafe ergänzt die vorhandene Kanzleiablage um einen verschlüsselten Bereich für ausgewählte Dateien. Die Finder-nahe Oberfläche auf dem Mac erleichtert das Ablegen und Ordnen. Für die lokale Nutzung brauchen Sie keine Cloud; der verschlüsselte Abgleich Ihrer eigenen Geräte ist optional.
Legen Sie fest, welche Fassung in Ihrer Kanzlei maßgeblich ist und wie bearbeitete Unterlagen zurück in den vorgesehenen Ablauf gelangen. Buchführung, Fristenkontrolle, Mandantenkommunikation und die führende Belegverwaltung bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen.
Vertraulichkeit und ordnungsmäßige Aufbewahrung
Verschlüsselung schützt die Inhalte Ihrer Dateien. Ob aufbewahrungspflichtige Unterlagen GoBD-konform geführt und aufbewahrt werden, hängt zusätzlich vom gesamten Verfahren ab – etwa von Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation. Eine verschlüsselte Ablage allein belegt diese Anforderungen nicht.7
Die Verschwiegenheitspflicht gehört nach § 57 StBerG zu den allgemeinen Berufspflichten; § 203 StGB schützt fremde Geheimnisse. Verschlüsselung kann Ihre technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen unterstützen. Die Software allein stellt weder die Einhaltung aller Berufspflichten noch eine DSGVO-konforme Kanzleiorganisation sicher.56
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Wie schützt SimpleumSafe Ihre Unterlagen – und was bleibt im Kanzleialltag zu beachten? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und zugehörige Informationen wie Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät damit nicht bereits über seine Dateiliste, welche Mandanten oder Angelegenheiten darin abgelegt sind. Sie können mehrere Safes verwenden, etwa für ausgewählte Mandate oder zur Trennung beruflicher und privater Unterlagen.1
Zugriff auf vertrauliche Unterlagen schützen
Sie öffnen Ihren Safe mit Ihrem Safe-Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, mit biometrischer Authentifizierung. Ein starkes, eigenes Passwort und ein geschütztes, aktuelles Gerät gehören zusammen. Bewahren Sie auch Wiederherstellungs- und Einrichtungsinformationen sicher auf.
Auf einem entsperrten oder kompromittierten Gerät können lesbare Inhalte zugänglich sein. Die verschlüsselte Ablage ersetzt deshalb weder den Geräteschutz noch klare Zugriffsregeln in der Kanzlei.1
Die gespeicherten Daten auf Fehler prüfen
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Struktur des Safes und die Zuordnung zu den gespeicherten Dateidaten. Mit zusätzlichen Prüfoptionen lässt sich auch prüfen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können.
Ein erfolgreicher Prüflauf bezieht sich auf die geprüften Bereiche. Er ersetzt keine Datensicherung und ist kein Nachweis für eine GoBD-konforme Aufbewahrung oder die unveränderte Herkunft eines Dokuments.2
Datensicherung und Notfallzugang vorbereiten
Sichern Sie Ihre Safes regelmäßig und unabhängig vom Arbeitsgerät, beispielsweise auf einem getrennten Datenträger. Die im Safe gespeicherten Dateien bleiben auch in einer vollständigen Safe-Sicherung verschlüsselt. Prüfen Sie, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
Erstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher, getrennt vom Gerät. Damit können Sie ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen. Es ersetzt kein Backup und stellt keine gelöschten Dateien wieder her.1
Bei Verlust oder Diebstahl richtig einordnen
Wird ein Gerät oder eine Safe-Kopie gestohlen, kann wirksame Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte die Inhalte lesen. Ob Zugangsdaten, Schlüsselmaterial oder ein entsperrtes Gerät ebenfalls betroffen sind, ist für die Bewertung entscheidend.
Die Benachrichtigung betroffener Personen richtet sich grundsätzlich nach einem voraussichtlich hohen Risiko. Unter den Voraussetzungen von Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO kann sie bei wirksamer Verschlüsselung entfallen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 ist gesondert zu beurteilen; der Vorfall bleibt zu dokumentieren.5
Eigene Geräte verschlüsselt synchronisieren
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional können Sie Änderungen zwischen Ihren eingerichteten Apple-Geräten verschlüsselt abgleichen – über iCloud oder direkt zwischen Geräten; zwischen Macs ist auch ein gemeinsamer Ordner möglich. Auf jedem eingerichteten Gerät liegt ein eigener lokaler Safe.
Die normalen Synchronisationsdaten enthalten nicht die separate Safe-Schlüsseldatei. Kopierte Synchronisationsdaten und das Safe-Passwort allein genügen daher nicht zur Entschlüsselung. Diese Aussage gilt nicht unverändert, wenn zusätzlich Einrichtungs- oder Schlüsselmaterial oder ein eingerichtetes Gerät kompromittiert ist.
Synchronisation übernimmt auch Löschungen und unerwünschte Änderungen und ersetzt kein Backup. Bei Cloud-Diensten bleiben Vertragslage und die datenschutz- und berufsrechtlichen Anforderungen gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Dokumente direkt im Safe fotografieren
Mit der Kamera in SimpleumSafe für iOS nehmen Sie Papierunterlagen auf und legen die Fotos direkt im Safe ab. Sie werden dabei nicht in der allgemeinen Fotomediathek gespeichert. Das kann etwa bei ergänzenden Unterlagen aus einem Mandantengespräch hilfreich sein.4
Für aufbewahrungspflichtige Belege müssen Erfassung, Qualitätskontrolle und Aufbewahrung in den geregelten Kanzlei- beziehungsweise Mandantenprozess passen. Das Fotografieren allein ist keine Freigabe, das Papieroriginal zu vernichten.7
Originale, Bearbeitung und exportierte Kopien beachten
Beim Import wird eine Datei in den Safe übernommen. Je nach Importweg und Einstellung kann das Original am bisherigen Speicherort erhalten bleiben. Kopien im E-Mail-Postfach, Downloadordner oder Mandantenportal werden durch den Import nicht nachträglich geschützt.
Für die Bearbeitung muss die Datei vorübergehend lesbar sein. Auf dem Mac kann SimpleumSafe eine Arbeitskopie in einem geschützten temporären Bereich bereitstellen. Das Bearbeitungsprogramm kann eigene Kopien oder Cloud-Sicherungen erzeugen. Beim Exportieren oder Teilen entsteht eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes. Wählen Sie dafür einen zur Vertraulichkeit passenden Speicher- und Übertragungsweg.4
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – Geräteabgleich, Schlüsselmaterial und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe und Fotos direkt im Safe aufnehmen.
- DSGVO, insbesondere Art. 28 und 32–34.
- § 57 StBerG, § 62a StBerG und § 203 StGB; EDPB-Leitlinien 07/2020, Hostingbeispiel S. 16 zur Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
- BMF: GoBD, insbesondere Rz. 110–111 und 136–141, sowie Änderung vom 14.07.2025.
Vertrauliche Beratungsunterlagen auf Ihren Apple-Geräten
Sie möchten ausgewählte Mandantenunterlagen selbst verschlüsselt aufbewahren? Lernen Sie die Funktionen von SimpleumSafe kennen und finden Sie die passende Kaufoption für Mac, iPhone oder iPad.
Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.