SimpleumSafe für Vermieterinnen und Vermieter
Mietunterlagen schützen.Vom ersten Kontakt bis zur Übergabe.
Mietinteressentenunterlagen, Mietverträge, Abrechnungen, Übergabeprotokolle und Korrespondenz auf Mac, iPhone und iPad verschlüsselt aufbewahren.
Vertrauliche Unterlagen begleiten die Vermietung
Eine Selbstauskunft für die Wohnungsbewerbung, der unterschriebene Mietvertrag, eine Betriebskostenabrechnung oder Fotos aus dem Übergabeprotokoll: Bei der Vermietung entstehen Dateien mit persönlichen, finanziellen und objektbezogenen Informationen.
Wenn Sie ausgewählte Unterlagen auf Ihren Apple-Geräten selbst organisieren, bietet SimpleumSafe dafür eine eigene verschlüsselte Ablage. Sie halten Dokumente nach Mietobjekt oder Vorgang zusammen und finden sie bei Bedarf schnell wieder.
Typische Aufgaben im Berufsalltag
Unterlagen nach Objekt ordnen
Mietverträge, Abrechnungen, Protokolle und Korrespondenz für ein Objekt zusammenhalten. Auch die im Safe gespeicherten Dateinamen bleiben verschlüsselt.
Vermietung vorbereiten
Ausgewählte Unterlagen auf dem eigenen Mac oder iPad bereithalten. Lassen Sie benötigte Dateien bei optionaler Synchronisation vor einem Termin vollständig übertragen.
Übergaben und Schäden dokumentieren
Papierunterlagen, Zählerstände oder ergänzende Objektfotos direkt aus der App im Safe ablegen, ohne sie in der allgemeinen Fotomediathek zu speichern. Führen Sie die Aufnahmen anschließend in den vorgesehenen Verwaltungsablauf zurück.
Ein geschützter Bereich neben Ihrer Hausverwaltung
SimpleumSafe ergänzt Ihre vorhandene Ablage um einen verschlüsselten Bereich für ausgewählte Dateien. Die Finder-nahe Oberfläche auf dem Mac erleichtert das Ablegen und Ordnen. Für die lokale Nutzung brauchen Sie keine Cloud; der verschlüsselte Abgleich Ihrer eigenen Geräte ist optional.
Legen Sie fest, welche Fassung eines Mietvertrags, einer Abrechnung oder eines Protokolls maßgeblich ist und wie bearbeitete Unterlagen zurück in den vorgesehenen Ablauf gelangen. Die führende Hausverwaltung, Buchhaltung und Kommunikation sowie Fristen, Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Löschung bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen und Prozessen.
Datensparsam vermieten und rechtzeitig löschen
Bonitätsauskünfte, Einkommensnachweise und Selbstauskünfte enthalten personenbezogene Daten. Allein ihre Vertraulichkeit macht sie nicht zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Nach Art. 5 DSGVO dürfen nur für den jeweiligen Zweck erforderliche Daten verarbeitet und nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Die Datenschutzkonferenz unterscheidet bei Mietinteressenten zwischen Besichtigung, konkretem Anmietungsinteresse und der Entscheidung für eine bestimmte Person; je nach Phase sind unterschiedliche Angaben erforderlich und zulässig. Verschlüsselung schützt die Ablage, rechtfertigt aber weder eine unnötige Erhebung noch eine unbegrenzte Speicherung.57
Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung als eine mögliche Maßnahme innerhalb eines risikogerechten technischen und organisatorischen Schutzkonzepts. Die Software allein macht den gesamten Vermietungsprozess nicht DSGVO-konform.5
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Wie schützt SimpleumSafe Ihre Unterlagen – und was bleibt im Vermietungsalltag zu beachten? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und zugehörige Informationen wie Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät damit nicht bereits über seine Dateiliste, welche Mietinteressenten, Mieter oder Objekte darin abgelegt sind. Sie können mehrere Safes verwenden, etwa für ausgewählte Objekte oder zur Trennung beruflicher und privater Unterlagen.1
Zugriff auf vertrauliche Unterlagen schützen
Sie öffnen Ihren Safe mit Ihrem Safe-Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, mit biometrischer Authentifizierung. Ein starkes, eigenes Passwort und ein geschütztes, aktuelles Gerät gehören zusammen. Bewahren Sie auch Wiederherstellungs- und Einrichtungsinformationen sicher auf.
Auf einem entsperrten oder kompromittierten Gerät können lesbare Inhalte zugänglich sein. Die verschlüsselte Ablage ersetzt deshalb weder den Geräteschutz noch klare Zugriffsregeln für Eigentümer, Mitarbeitende oder beauftragte Dienstleister.1
Die gespeicherten Daten auf Fehler prüfen
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Struktur des Safes und die Zuordnung zu den gespeicherten Dateidaten. Mit zusätzlichen Prüfoptionen lässt sich auch prüfen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können.
Ein erfolgreicher Prüflauf bezieht sich auf die geprüften Bereiche. Er ersetzt keine Datensicherung und bestätigt weder die inhaltliche Richtigkeit einer Abrechnung noch die Vollständigkeit oder Beweiskraft eines Übergabeprotokolls.2
Datensicherung und Notfallzugang vorbereiten
Sichern Sie Ihre Safes regelmäßig und unabhängig vom Arbeitsgerät, beispielsweise auf einem getrennten Datenträger. Die im Safe gespeicherten Dateien bleiben auch in einer vollständigen Safe-Sicherung verschlüsselt. Prüfen Sie, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
Erstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher, getrennt vom Gerät. Damit können Sie ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen. Es ersetzt kein Backup und stellt keine gelöschten Dateien wieder her.1
Bei Verlust oder Diebstahl richtig einordnen
Wird ein Gerät oder eine Safe-Kopie gestohlen, kann wirksame Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte die Inhalte lesen. Ob Zugangsdaten, Schlüsselmaterial oder ein entsperrtes Gerät ebenfalls betroffen sind, ist für die Bewertung entscheidend.
Die Benachrichtigung betroffener Personen richtet sich grundsätzlich nach einem voraussichtlich hohen Risiko. Unter den Voraussetzungen von Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO kann sie bei wirksamer Verschlüsselung entfallen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 ist gesondert zu beurteilen; der Vorfall bleibt zu dokumentieren.5
Eigene Geräte verschlüsselt synchronisieren
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional können Sie Änderungen zwischen Ihren eingerichteten Apple-Geräten verschlüsselt abgleichen – über iCloud oder direkt zwischen Geräten; zwischen Macs ist auch ein gemeinsamer Ordner möglich. Auf jedem eingerichteten Gerät liegt ein eigener lokaler Safe.
Die normalen Synchronisationsdaten enthalten nicht die separate Safe-Schlüsseldatei. Kopierte Synchronisationsdaten und das Safe-Passwort allein genügen daher nicht zur Entschlüsselung. Diese Aussage gilt nicht unverändert, wenn zusätzlich Einrichtungs- oder Schlüsselmaterial oder ein eingerichtetes Gerät kompromittiert ist.
Synchronisation übernimmt auch Löschungen und unerwünschte Änderungen und ersetzt kein Backup. Bei Cloud-Diensten bleiben Vertragslage und Datenschutzanforderungen gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Protokolle und Schäden direkt im Safe fotografieren
Mit der Kamera in SimpleumSafe für iOS nehmen Sie Papierunterlagen, Zählerstände oder ergänzende Objekt- und Schadenfotos auf und legen die Bilder direkt im Safe ab. Sie werden dabei nicht in der allgemeinen Fotomediathek gespeichert.4
Die Aufnahme allein ersetzt kein abgestimmtes Übergabe-, Schaden- oder Dokumentationsverfahren. Begrenzen Sie Bildausschnitt und Inhalt auf das Erforderliche, vermeiden Sie unnötige Aufnahmen von Personen oder privaten Bereichen und ordnen Sie Aufnahmen eindeutig Objekt, Vorgang und Datum zu.5
Originale, Bearbeitung und exportierte Kopien beachten
Beim Import wird eine Datei in den Safe übernommen. Je nach Importweg und Einstellung kann das Original am bisherigen Speicherort erhalten bleiben. Kopien im E-Mail-Postfach, Downloadordner oder Hausverwaltungsportal werden durch den Import nicht nachträglich geschützt.
Für die Bearbeitung muss die Datei vorübergehend lesbar sein. Auf dem Mac kann SimpleumSafe eine Arbeitskopie in einem geschützten temporären Bereich bereitstellen. Das Bearbeitungsprogramm kann eigene Kopien oder Cloud-Sicherungen erzeugen. Beim Exportieren oder Teilen entsteht eine entschlüsselte Kopie außerhalb des Safes. Wählen Sie dafür einen zur Vertraulichkeit passenden Speicher- und Übertragungsweg und beziehen Sie diese Kopien in Ihren Lösch- und Aufbewahrungsprozess ein.45
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – Geräteabgleich, Schlüsselmaterial und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe und Fotos direkt im Safe aufnehmen.
- DSGVO, insbesondere Art. 5, 9, 28 und 32–34.
- EDPB-Leitlinien 07/2020, Beispiel „Hosting services“, S. 16 – Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
- Datenschutzkonferenz: Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, Version 2.0 – zulässige Angaben in den einzelnen Phasen der Wohnungsvermietung.
Vertrauliche Mietunterlagen auf Ihren Apple-Geräten
Sie möchten ausgewählte Mietverträge, Abrechnungen, Protokolle und Korrespondenz selbst verschlüsselt aufbewahren? Lernen Sie die Funktionen von SimpleumSafe kennen und finden Sie die passende Kaufoption für Mac, iPhone oder iPad.
Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.