SimpleumSafe in der Kranken- und Altenpflege
Pflegeunterlagen schützen.Nur in freigegebenen Abläufen.
Ausgewählte Übergabenotizen, organisatorische Dokumente und ergänzende Berichte auf freigegebenen Apple-Geräten verschlüsselt ablegen – mit einem klaren Weg zurück in die führende Pflegedokumentation.
Gesundheitsdaten sicher in den vorgesehenen Abläufen halten
Übergabenotizen, organisatorische Unterlagen, ergänzende Berichte oder Dokumente für einen Außentermin können Gesundheitsdaten und weitere vertrauliche Angaben enthalten. Besonders in der ambulanten Pflege werden solche Informationen auch mobil benötigt.
SimpleumSafe kann einen verschlüsselten Ablageort für ausgewählte Dateien auf freigegebenen Apple-Geräten ergänzen. Ob und wofür die App eingesetzt werden darf, entscheidet die verantwortliche Einrichtung oder der jeweilige Verantwortliche im Rahmen des eigenen Datenschutz- und Sicherheitskonzepts.
Typische Aufgaben im Berufsalltag
Ausgewählte Unterlagen geschützt ablegen
Freigegebene organisatorische Dokumente oder ergänzende Berichte in einer verschlüsselten Ablage zusammenhalten.
Außentermine vorbereiten
Benötigte Dateien auf einem freigegebenen Gerät bereithalten und danach in den vorgesehenen Dokumentationsprozess zurückführen.
Papierdokumente zweckgebunden erfassen
Nur freigegebene Unterlagen direkt im Safe aufnehmen, ohne sie in der allgemeinen Fotomediathek zu speichern.
Ein geschützter Zusatzbereich, wenn Ihre Organisation ihn vorsieht
SimpleumSafe kann ausgewählte Dateien lokal verschlüsselt ablegen und optional zwischen eingerichteten Geräten synchronisieren. Es ersetzt weder die führende Pflegedokumentation noch das Einrichtungssystem, die Patienten- oder Bewohnerakte, einen Teamworkflow oder geregelte Freigaben und Übergaben.
Nutzen Sie für dienstliche Daten nur Geräte, Apps, Speicherorte und Übertragungswege, die Ihre Einrichtung oder die verantwortliche Stelle freigegeben hat. Rollen, Zugriffe, Vertretung, Geräteverwaltung, Dokumentationspflichten, Aufbewahrung und Löschung müssen im gemeinsamen Organisationsprozess geregelt bleiben.
Gesundheitsdaten benötigen mehr als eine verschlüsselte Datei
Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Für ihre Verarbeitung braucht es eine tragfähige Rechtsgrundlage. Art. 32 verlangt risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen und nennt Verschlüsselung als eine mögliche Maßnahme. Eine einzelne App macht den Pflegeprozess nicht DSGVO-konform.5
Eine private oder individuell eingerichtete Ablage kann in einem institutionellen Umfeld unzulässig oder organisatorisch ungeeignet sein. Verwenden Sie SimpleumSafe dort nur nach ausdrücklicher Freigabe und mit einem festgelegten Weg zurück in die führende Dokumentation.
Datenschutz und Sicherheit im Detail
Was kann die verschlüsselte Ablage beitragen – und was muss die Organisation weiterhin regeln? Öffnen Sie das Thema, das Sie näher interessiert.
Dateien und Dateinamen verschlüsseln
SimpleumSafe schützt Dateiinhalte und Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät über seine Dateiliste nicht bereits Namen, Einrichtungen oder Versorgungsinformationen.1
Die Verschlüsselung ändert nicht, welche Daten Beschäftigte erheben oder auf einem Gerät speichern dürfen. Dafür gelten die Vorgaben des Verantwortlichen.5
Zugriff und Zuständigkeiten gemeinsam regeln
Ein Safe wird mit seinem Passwort oder, wo unterstützt und eingerichtet, biometrisch geöffnet. Geräte- und Safe-Schutz müssen mit den Rollen, Berechtigungen und Vertretungsregeln der Einrichtung zusammenpassen.
Ein gemeinsam genutztes, entsperrtes oder kompromittiertes Gerät kann lesbare Inhalte offenlegen. Eine persönliche Ablage darf Informationen nicht für berechtigte Kolleginnen und Kollegen unzugänglich machen, wenn der Arbeitsablauf Zugriff verlangt.15
Gespeicherte Daten technisch prüfen
Der Integritätsprüfer kontrolliert die interne Safe-Struktur und kann zusätzlich prüfen, ob Dateien gelesen und entschlüsselt werden können.
Er bestätigt nicht die fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder zeitgerechte Führung der Pflegedokumentation und ersetzt keine im Einrichtungssystem vorgesehenen Prüf- oder Freigabeschritte.2
Sicherung und Notfallzugang organisatorisch einbinden
Safes sollten regelmäßig und unabhängig vom Arbeitsgerät gesichert werden. Dateien bleiben in einer vollständigen Safe-Sicherung verschlüsselt. Wiederherstellung und Notfallzugang müssen getestet und in die Zuständigkeiten der Organisation eingebunden werden.
Ein vorbereitetes Wiederherstellungspasswort kann ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen. Es ersetzt kein Backup und darf nicht außerhalb des festgelegten Schutzprozesses verwahrt werden.1
Verlust sofort über den vorgesehenen Meldeweg behandeln
Melden Sie verlorene Geräte, Dateien oder Zugangsdaten unverzüglich über den vorgesehenen internen Weg. Wirksame Verschlüsselung kann das Risiko mindern; entscheidend ist auch, ob Schlüsselmaterial oder ein entsperrtes Gerät betroffen sind.
Betroffeneninformation und Meldung an die Aufsichtsbehörde hängen vom konkreten Risiko und den Voraussetzungen der Art. 33 und 34 DSGVO ab. Eine Information aller Personen ist nicht automatisch in jedem Fall erforderlich; die Bewertung gehört in den geregelten Vorfallprozess des Verantwortlichen.5
Synchronisation nur über freigegebene Wege nutzen
SimpleumSafe lässt sich lokal ohne Cloud nutzen. Optional ist ein verschlüsselter Abgleich zwischen eingerichteten Geräten möglich. In Einrichtungen darf nur die freigegebene Konfiguration mit den vorgesehenen Konten, Geräten und Speicherorten verwendet werden.
Synchronisation übernimmt auch Löschungen und unerwünschte Änderungen und ersetzt kein Backup. Vertragslage und Datenschutzanforderungen eines Cloud-Dienstes sind gesondert zu prüfen; Verschlüsselung lässt einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch entfallen.36
Aufnahmen nur zweckgebunden und freigegeben erstellen
Die iOS-Kamera in SimpleumSafe kann Papierunterlagen oder freigegebene ergänzende Aufnahmen direkt im Safe ablegen, ohne sie in der allgemeinen Fotomediathek zu speichern.4
Fotos von Menschen, Wunden, Wohnräumen oder Dokumenten können besonders sensible Informationen enthalten. Erstellen Sie sie nur, wenn Zweck, Rechtsgrundlage, Einwilligungs- oder Informationsanforderungen und der vorgesehene Dokumentationsweg geklärt sind.5
Dateien in die führende Dokumentation zurückführen
Beim Import kann ein Original am bisherigen Speicherort verbleiben. E-Mail-Anhänge, Downloads oder Dateien im Einrichtungssystem werden durch den Import nicht nachträglich geschützt.
Bearbeitung, Export und Teilen können lesbare Kopien außerhalb des Safes erzeugen. Für jede freigegebene Nutzung braucht es deshalb einen festgelegten Weg, wie notwendige Informationen zeitnah in die führende Pflegedokumentation gelangen und Zusatzkopien anschließend nach den Vorgaben der Organisation behandelt werden.45
Quellen und Produktgrundlagen
- SimpleumSafe: Sicherheit und Verschlüsselungsverfahren – Zugriff, Dateiinformationen, Sicherung und Wiederherstellungspasswort.
- SimpleumSafe: Integritätsprüfer – Prüfumfang und zusätzliche Optionen.
- SimpleumSafe: Hochsicherheits-Synchronisation – Geräteabgleich und Grenzen.
- So funktioniert SimpleumSafe und Fotos direkt im Safe aufnehmen.
- DSGVO, insbesondere Art. 5, 9, 28 und 32–34.
- EDPB-Leitlinien 07/2020, Beispiel „Hosting services“, S. 16 – Speicherung verschlüsselter Daten im Auftrag.
Ausgewählte Unterlagen in einer freigegebenen Ablage
Ihre Organisation sieht eine ergänzende verschlüsselte Dateiablage auf Apple-Geräten vor? Lernen Sie die Funktionen von SimpleumSafe kennen und prüfen Sie die passende Bereitstellung mit der verantwortlichen Stelle.
Das können Sie mit SimpleumSafe machen
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Schutz Ihrer Dateien auf Mac, iPhone und iPad.