Mandatsunterlagen schützen.In der Kanzlei und unterwegs.

Eine eigene Ablage für ausgewählte Dateien

SimpleumSafe verschlüsselt Dateiinhalte und zugehörige Informationen wie Dateinamen mit AES-256. Ein geschlossener Safe verrät damit nicht bereits durch seine Dateiliste, um welche Mandanten oder Angelegenheiten es geht.¹

Sie können mehrere Safes anlegen, etwa für einzelne Mandate oder zur Trennung beruflicher und privater Unterlagen. Die Finder-nahe Oberfläche auf dem Mac erleichtert das Ablegen, Ordnen und Wiederfinden.

Für die lokale Nutzung ist keine Cloud erforderlich. Wenn Sie mehrere Apple-Geräte einsetzen, können Sie Ihre Safes optional verschlüsselt synchronisieren. Auf jedem eingerichteten Gerät liegt ein eigener lokaler Safe. Lassen Sie die benötigten Dateien vor einem Termin vollständig synchronisieren.²

In Ihrer Kanzleiorganisation übernimmt SimpleumSafe die Rolle einer ergänzenden Dateiablage. Die führende Mandatsakte, Fristenkontrolle und Kommunikation über beA bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen.

Bei Geräteausfall weiter auf Ihre Unterlagen zugreifen

Verschlüsselung schützt die Vertraulichkeit Ihrer Dateien. Damit Sie nach einem Defekt oder einer versehentlichen Löschung wieder an die Unterlagen kommen, brauchen Sie zusätzlich eine unabhängige Datensicherung.

• Verschlüsselte Sicherungen anlegenSichern Sie Ihre Safes regelmäßig auf einem getrennten Datenträger oder mit einer geeigneten Sicherungslösung. Prüfen Sie auch, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
• Den Notfallzugang vorbereitenErstellen Sie rechtzeitig ein Wiederherstellungspasswort und verwahren Sie es sicher und getrennt vom Gerät. Damit können Sie ein vergessenes Safe-Passwort zurücksetzen.

Synchronisation gleicht auch Löschungen und unerwünschte Änderungen ab. Sie ersetzt deshalb kein Backup. Ein Wiederherstellungspasswort hilft beim verlorenen Zugang, stellt aber keine gelöschten Dateien wieder her.^{2, 3}

Den gesamten Dateiweg im Blick behalten

Der Schutz des Safes gilt für die darin gespeicherten Dateien. Für den Kanzleialltag sind deshalb auch die Schritte davor und danach wichtig.⁴

Anwaltliche Verschwiegenheit und Datenschutz

Die anwaltliche Verschwiegenheit umfasst grundsätzlich alles, was Ihnen in Ausübung Ihres Berufs bekannt wird – mit den gesetzlichen Ausnahmen. Sie reicht damit über personenbezogene Daten hinaus. § 43a Abs. 2 BRAO und § 203 StGB bilden dafür wesentliche rechtliche Grundlagen.⁵

Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung als eine mögliche Maßnahme innerhalb eines risikogerechten technischen und organisatorischen Schutzkonzepts. SimpleumSafe kann dessen Umsetzung unterstützen. Die Software allein stellt keine DSGVO-konforme Organisation Ihrer Kanzlei sicher.⁶

Bei Cloud-Diensten sind Vertragslage, Verarbeitung und gegebenenfalls die berufsrechtlichen Anforderungen an Dienstleister gesondert zu prüfen. Verschlüsselung lässt eine erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nicht automatisch entfallen.⁷

Bei einer Datenpanne kann wirksame Verschlüsselung unter den Voraussetzungen des Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO die Benachrichtigung betroffener Personen entbehrlich machen. Ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erforderlich ist, ist gesondert zu beurteilen; der Vorfall bleibt zu dokumentieren.⁶